Die Kurzfassung für Eilige
- Beste Zeiterfassung Software für KMU: Personizer. Deutsches Hosting in Frankfurt, DATEV-Schnittstelle inklusive, ab 2,59 € je Mitarbeiter.
- Beste kostenlose Zeiterfassung: Clockify. Free-Tarif für bis zu 5 Nutzer, bezahlte Stufen ab 3,99 $.
- Beste Lösung für Kleinbetriebe und Handwerk: Crewmeister. Stempeluhr per App und Terminal ab 1,50 €, Server in Deutschland.
- Beste Wahl für Remote- und Außendienst-Teams: Hubstaff. GPS, Schichtplanung und Payroll, mit Free-Tarif.
- Beste Projektzeiterfassung für Freelancer und Agenturen: Toggl Track. Schnellster Timer am Markt, ohne Screenshots.
Wie wir bewerten
Eine Zeiterfassung Software ist dann gut, wenn Mitarbeiter sie jeden Tag ohne Nachdenken benutzen und die Personalabteilung am Monatsende nichts nacharbeiten muss. Wir bewerten deshalb in dieser Reihenfolge: Bedienung im Alltag (Stempeln per mobile App, Browser, Desktop App oder Terminal), Rechtssicherheit (Erfassung von Beginn, Ende, Pausen und Überstunden, Arbeitszeitkonten, Korrekturprotokoll), DSGVO und Serverstandort, Schnittstellen (DATEV-Export, Lohnabrechnung, Projekt-Tools) und zuletzt den Preis pro Nutzer.
Die Einschätzungen stammen nicht nur aus Datenblättern. Wir führen Zeiterfassungs Tools in Digitalisierungsprojekten unserer Kunden ein, vom Handwerksbetrieb mit zwölf Leuten bis zur Agentur mit verteiltem Team im Homeoffice. Die Preise haben wir im September 2026 auf den offiziellen Preisseiten der Anbieter geprüft. Sie können sich ändern, maßgeblich ist immer die Seite des Anbieters.
Die 10 Zeiterfassungs Tools im Detail
Personizer
Personizer aus Rastede ist die Zeiterfassung, die wir kleinen und mittleren Unternehmen am häufigsten empfehlen, wenn Datenschutz und Lohnbuchhaltung eine Rolle spielen. Die Daten liegen laut Anbieter ausschließlich im Rechenzentrum in Frankfurt am Main, die DATEV-Schnittstelle ist ohne Aufpreis enthalten. Mitarbeiter stempeln per App für iOS und Android, im Browser oder über eine Browser-Erweiterung. Projektzeiten laufen über Labels, der Urlaubsplaner mit mehrstufiger Freigabe ist als eigenes Modul zubuchbar. Das Preismodell ist fair: keine Grundgebühr, Zeiterfassung ab 2,59 € je Mitarbeiter im Monat bei 24 Monaten Laufzeit (3,70 € monatlich kündbar, Stand September 2026, laut Anbieter, netto).
Stärken
- Hosting in Frankfurt, DSGVO-konform
- DATEV-Export ohne Aufpreis
- Keine Grundgebühr, Preis pro Kopf
- Basispaket bleibt nach der Testphase kostenlos
Schwächen
- Kein eigenes Terminal, keine NFC-Stechuhr
- Keine Schichtplanung
- Projektzeiterfassung eher einfach gehalten
Clockify
Clockify ist die meistgenutzte kostenlose Zeiterfassung und rankt nicht ohne Grund für fast jede Suche nach einer Zeiterfassungs App. Der Free-Tarif deckt bis zu 5 Nutzer mit Timer, Arbeitszeittabelle, Kalender und Berichten ab. Wer mehr braucht, bekommt einen Kiosk-Modus (Stempeln an einem gemeinsamen Tablet) ab Basic, Urlaubsverwaltung ab Standard sowie GPS, Screenshots und Schichtplanung ab Pro. Wichtig für Unternehmen in Deutschland: Ab Pro lässt sich die Datenregion EU mit Speicherort Deutschland wählen. Der Auto Tracker merkt sich genutzte Apps und Websites und hilft beim Nachtragen, ersetzt aber keine saubere Arbeitszeiterfassung.
Stärken
- Großzügiger Free-Tarif
- Sehr günstige bezahlte Stufen
- Apps für iOS und Android, Desktop App, Browser
- Datenregion EU wählbar (ab Pro)
Schwächen
- Preise in US-Dollar
- Free-Tarif ohne Urlaubsverwaltung
- DATEV-Anbindung nicht von Haus aus
Crewmeister
Crewmeister ist die günstigste ernsthafte Lösung für Betriebe, die einfach und gesetzeskonform erfassen wollen: Handwerk, Bau, Praxen, Gastronomie, Reinigung. Schon im kleinsten Tarif Go (1,50 € je Nutzer bei jährlicher Zahlung, Stand September 2026, laut Anbieter, netto) sind App, Terminal, Projektzeiten und GPS-Standort enthalten. Urlaub und Abwesenheiten kommen ab Easy dazu, Schichtplaner und DATEV-Export sind Module. Die Server stehen ausschließlich in deutschen Rechenzentren. Crewmeister gehört inzwischen zur ATOSS-Gruppe, einem der großen deutschen Anbieter für Workforce Management.
Stärken
- Sehr niedriger Einstiegspreis
- Server in Deutschland
- Stempeluhr per Handy oder Terminal
- Testphase endet automatisch, ohne Zahlungsdaten
Schwächen
- Kein Free-Tarif
- Schichtplanung und DATEV kosten extra
- Ab 50 Mitarbeitern nur individuelles Angebot
Hubstaff
Hubstaff ist die Zeiterfassung für Teams, die nicht im selben Büro sitzen: verteilte Teams in Remote Work, Außendienst, Baustellen, Agenturen mit Freelancern in mehreren Ländern. Stark sind GPS mit Jobsites (automatisches Ein- und Ausstempeln beim Betreten eines Einsatzorts), Schichtplanung ab Team, Urlaub ab Grow und die Verbindung von Arbeitszeit mit Payroll und Rechnungen. Preise laut Anbieter (Stand September 2026): Starter 4,99 $, Grow 7,50 $, Team 10 $ je Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung, dazu ein Free-Tarif. Ehrlicher Hinweis für den deutschen Markt: Screenshots und Aktivitätslevel sind optional und sollten in Deutschland ausgeschaltet bleiben, weil eine solche Leistungskontrolle mitbestimmungspflichtig ist und datenschutzrechtlich kaum zu rechtfertigen ist.
Stärken
- GPS und Jobsites für den Außendienst
- Schichtplanung, Payroll und Rechnungen
- Apps für iOS und Android, Desktop App
- Free-Tarif und 30 Tage Geld-zurück-Garantie
Schwächen
- US-Anbieter, kein EU-Serverstandort genannt
- Oberfläche nur auf Englisch
- Monitoring-Funktionen in Deutschland heikel
Sie wollen die Zeiterfassung sauber einführen?
Wir begleiten Tool-Auswahl, Einführung und Anbindung an Lohnbuchhaltung und Projekt-Tools als Teil unserer Digitalisierungsberatung. Herstellerneutral.
Toggl Track
Toggl Track ist der schnellste Timer am Markt: ein Klick, und die Zeit läuft auf dem richtigen Projekt und Kunden. Für Freelancer und Agenturen, die abrechenbare Stunden sauber erfassen wollen, ist das oft die angenehmste Lösung. Der Free-Tarif reicht für bis zu 3 Nutzer, Starter kostet 9 $ und Premium 16 $ je Nutzer bei jährlicher Zahlung (Stand September 2026, laut Anbieter). Toggl verzichtet ausdrücklich auf Screenshots und Keylogging, was die Akzeptanz im Team spürbar erhöht. Für die reine Arbeitszeiterfassung nach deutschem Recht fehlen dagegen Terminal, Schichtplanung und ein DATEV-Export.
Stärken
- Extrem schneller Timer, sehr gute Apps
- Unbegrenzte Projekte schon im Free-Tarif
- Keine Überwachungsfunktionen
- 30 Tage Testphase
Schwächen
- Kein Terminal, keine Schichtplanung
- Oberfläche nur auf Englisch
- Als Mitarbeiter-Zeiterfassung zu dünn
TimeTac
TimeTac aus Graz ist eine Cloud Lösung für die Online Zeiterfassung, die vom KMU bis zum Konzern skaliert. Arbeitszeiterfassung, Projektzeiterfassung und Urlaubsverwaltung sind einzeln buchbare Module. Die Stärke ist die Vielfalt der Erfassungswege: App für iOS und Android, Browser und eigene Terminals mit PIN, RFID/NFC-Chip oder Fingerabdruck (Terminal-Miete ab 29,90 € im Monat, laut Anbieter). DATEV-Schnittstellen sind vorhanden. Den Modulpreis sehen Sie erst im Konfigurator, bei jährlicher Zahlung gibt es zwei Monate gratis.
Stärken
- Terminals mit NFC oder Fingerabdruck
- Module für Arbeits-, Projektzeit und Urlaub
- ISO 27001, Anbieter aus der EU
Schwächen
- Preise nicht direkt ablesbar
- Kein Free-Tarif
- Einrichtung braucht etwas Zeit
ZEP
ZEP aus Ditzingen ist seit vielen Jahren die Projektzeiterfassung für IT-Dienstleister, Beratungen und Ingenieurbüros. Die Stufen: ZEP Clock ab 2 € für die reine Arbeitszeit, ZEP Compact ab 7 € mit Projektzeiten und Abwesenheiten, ZEP Professional ab 18 € mit DATEV-Export (Stand September 2026, laut Anbieter, netto je Nutzer). Hosting und Entwicklung liegen in Deutschland, ein AVV steht zum Download bereit. Wer Projektbudgets, Stundensätze und Kundenabrechnung aus einem System steuern will, ist hier richtig. Für einen Handwerksbetrieb, der nur die Arbeitszeit erfassen muss, ist ZEP dagegen zu viel.
Stärken
- Starke Projekt- und Budgetsteuerung
- Hosting in Deutschland, ISO 27001
- Günstiger Einstieg mit ZEP Clock
Schwächen
- DATEV erst in Professional inklusive
- Terminal und Schichtplanung nur als Add-on
- Oberfläche wirkt funktional statt modern
Papershift
Papershift aus Karlsruhe verbindet Zeiterfassung und Dienstplan und ist damit die naheliegende Wahl für Gastronomie, Handel, Pflege und Logistik. Mitarbeiter stempeln per Smartphone, an einer Tablet-App im Betrieb oder im Browser. Abgerechnet wird nicht pro Nutzer, sondern als Paket nach Mitarbeiterzahl: Bei 16 Mitarbeitern kostet Core 57,60 € im Monat bei jährlicher Zahlung, dazu kommen 39 € Grundgebühr (Stand September 2026, laut Anbieter, netto). Dienstplanung gibt es ab Premium, DATEV/LODAS-Export und Zuschlagsberechnung in Professional. Die Daten liegen laut Anbieter auf EU-Servern.
Stärken
- Zeiterfassung und Dienstplan in einem System
- Tablet als Stempeluhr im Betrieb
- Zuschläge und DATEV in Professional
Schwächen
- Grundgebühr zusätzlich zum Paketpreis
- Jahresvertrag
- Für Büro-Teams ohne Schichten überdimensioniert
MOCO
MOCO ist keine reine Zeiterfassung, sondern ein schlankes ERP für Agenturen und Dienstleister: Zeiterfassung, Projekte, Planung, Angebote und Rechnungen in einem System. Wer heute mit drei Tools jongliert (Timer, Projektmanagement, Rechnungsprogramm), spart mit MOCO echten Aufwand. Die Preise liegen bei 15 € (Core), 21 € (Pro) und 24 € (Unlimited) je Nutzer und Monat (Stand September 2026, laut Anbieter, zzgl. MwSt.). Das ist deutlich mehr als bei einer reinen Stempeluhr, aber fair, wenn Sie das Rechnungsprogramm damit ersetzen. Anbieter ist die everii Switzerland GmbH, eine DATEV-Anbindung ist vorhanden.
Stärken
- Zeiterfassung, Projekte und Rechnungen vereint
- Sehr gute Auswertungen je Projekt
- 30 Tage Testphase ohne Zahlungsdaten
Schwächen
- Teuer als reine Arbeitszeiterfassung
- Kein Terminal, keine Schichtplanung
- Serverstandort nicht klar ausgewiesen
Factorial
Factorial ist eine HR Software, in der die Zeiterfassung ein Modul unter vielen ist: Personalakte, Urlaub, Schichtplanung, Onboarding, Gehaltsvorbereitung. Gestempelt wird per App, am Tablet, am Terminal mit Ausweis oder per QR-Code, Geolokalisierung ist möglich, der DATEV-Export ist vorhanden. Öffentlich ist nur ein Einstiegspreis ab 8 € je Nutzer und Monat, der Rest läuft über ein individuelles Angebot. Factorial lohnt sich, wenn Sie ohnehin eine HR-Suite suchen. Wer nur Arbeitszeiten erfassen will, zahlt hier für viele Funktionen, die er nicht braucht.
Stärken
- Komplette HR-Suite mit Zeiterfassung
- Viele Stempelwege inklusive QR-Code
- ISO 27001, deutscher Support
Schwächen
- Preise kaum transparent
- Für reine Zeiterfassung überdimensioniert
- Anbieter mit Sitz in Spanien, Serverstandort nicht klar ausgewiesen
Zeiterfassung Software im Vergleich auf einen Blick
Alle zehn Zeiterfassungs Tools im direkten Vergleich. Die Preise beziehen sich auf die günstigste bezahlte Stufe je Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung, Stand September 2026, laut Anbieter. US-Dollar-Preise sind nicht umgerechnet.
| Tool | Preis ab | Free | Server / Sitz | Terminal | DATEV | Score |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Personizer | 2,59 € | Basis | Frankfurt | - | inkl. | 9.2 |
| Clockify | 3,99 $ | 5 Nutzer | EU ab Pro | Kiosk | - | 9.0 |
| Crewmeister | 1,50 € | - | Deutschland | ja | Modul | 8.8 |
| Hubstaff | 4,99 $ | ja | USA | - | - | 8.7 |
| Toggl Track | 9 $ | 3 Nutzer | Estland/USA | - | - | 8.6 |
| TimeTac | Konfigurator | - | Österreich | NFC, Finger | ja | 8.5 |
| ZEP | 2 € | - | Deutschland | Add-on | Professional | 8.4 |
| Papershift | Paket | - | EU | Tablet | Professional | 8.3 |
| MOCO | 15 € | - | Schweiz | - | ja | 8.2 |
| Factorial | 8 € | - | Spanien | Ausweis, QR | ja | 7.9 |
Empfehlung nach Betriebsgröße und Arbeitsweise
Crewmeister oder Personizer
Crewmeister, wenn Mitarbeiter auf Baustellen und im Betrieb stempeln und ein Terminal gebraucht wird. Personizer, wenn die Lohnbuchhaltung über DATEV läuft und die meisten Mitarbeiter am PC oder mit dem Handy stempeln.
Hubstaff oder Clockify
Hubstaff, wenn Einsatzorte, Schichten und Bezahlung zusammenhängen, etwa im Außendienst oder bei internationalen Teams. Clockify, wenn es vor allem günstig sein soll und Sie die Daten in der EU halten wollen.
Toggl Track, ZEP oder MOCO
Toggl Track für Freelancer, die nur abrechenbare Stunden brauchen. ZEP für IT- und Beratungsfirmen mit Projektbudgets. MOCO, wenn Zeiterfassung, Projekte und Rechnungen in einem System landen sollen.
Zeiterfassung Software: der ausführliche Ratgeber
Die Tool-Karten oben zeigen unser Ranking. Hier geht es um die Fragen, die vor der Auswahl geklärt sein sollten: Was verlangt das Gesetz, welche Erfassungsart passt zu welchem Arbeitsplatz, was kostet eine Zeiterfassung wirklich, und wann reicht eine kostenlose Lösung.
Ist Zeiterfassung Pflicht? Die Rechtslage 2026
Ja. Der Europäische Gerichtshof hat am 14. Mai 2019 (C-55/18) entschieden, dass Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einrichten müssen. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 (1 ABR 22/21) klargestellt, dass diese Pflicht in Deutschland bereits heute gilt, abgeleitet aus dem Arbeitsschutzgesetz. Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit einschließlich Überstunden. Das gilt unabhängig von der Betriebsgröße, auch für Kleinbetriebe und auch für Mitarbeiter im Homeoffice.
Offen ist bislang nur die Form. Das Bundesarbeitsministerium hat im Sommer 2026 einen Referentenentwurf zur Novelle des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt, der eine grundsätzlich elektronische Erfassung am Tag der Arbeitsleistung vorsieht. Größere Betriebe sollen eine Übergangsfrist von einem Jahr bekommen, kleinere Betriebe längere Fristen, Kleinstbetriebe sollen dauerhaft auch auf Papier dokumentieren dürfen. Stand September 2026 ist der Entwurf nicht verabschiedet. Wer jetzt eine digitale Zeiterfassung einführt, ist in jedem Fall auf der sicheren Seite.
Tipp: Vertrauensarbeitszeit bleibt erlaubt, befreit aber nicht von der Erfassung. Sie dürfen die Arbeitszeit auch von den Mitarbeitern selbst erfassen lassen, müssen aber sicherstellen, dass es tatsächlich passiert. Ausgenommen sind nach heutigem Stand leitende Angestellte im Sinne des Betriebsverfassungsgesetzes.
Welche Funktionen eine Zeiterfassungssoftware haben sollte
Für die gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung reichen wenige Funktionen, der Unterschied liegt im Alltag. Diese Punkte sollten Sie vor dem Kauf prüfen:
- Stempeln auf allen Geräten: mobile App für iOS und Android, Browser, Desktop App am PC und bei Bedarf ein Terminal oder Tablet als Stechuhr im Betrieb.
- Pausen und Überstunden: automatische Pausenregeln nach Arbeitszeitgesetz, Warnungen bei Überschreitung, Arbeitszeitkonten mit Soll-Arbeitszeiten und Saldo.
- Korrekturen mit Protokoll: vergessene Buchungen nachtragen, aber nachvollziehbar mit Freigabe durch die Führungskraft.
- Urlaubsverwaltung und Abwesenheiten: Urlaub, Krankheit und Feiertage im selben System, damit die Arbeitszeitkonten stimmen.
- Export in die Lohnabrechnung: DATEV oder mindestens ein sauberer CSV- und Excel-Export für das Steuerbüro.
- Projektzeiterfassung: nur nötig, wenn Sie Zeiten Kunden oder Projekten zuordnen und abrechnen.
Welche Erfassungsart passt zu welchem Arbeitsplatz?
Die beste Zeiterfassungs App nützt nichts, wenn sie nicht zum Arbeitsplatz passt. In Kundenprojekten sehen wir drei typische Muster:
| Arbeitsplatz | Passende Erfassung | Geeignete Tools |
|---|---|---|
| Büro und Homeoffice | Browser, Desktop App, Smartphone App | Personizer, Clockify, Toggl Track |
| Werkstatt, Produktion, Praxis | Terminal mit NFC-Chip oder Tablet als Stempeluhr | Crewmeister, TimeTac, Papershift |
| Baustelle, Außendienst | Mobile App mit GPS, ggf. offline | Hubstaff, Crewmeister, Clockify |
| Schichtbetrieb | Tablet im Betrieb plus Dienstplan | Papershift, Factorial |
Zeiterfassung Software für Kleinbetriebe
Kleinbetriebe brauchen vor allem eines: eine Lösung, die ohne IT-Abteilung am ersten Tag läuft. Die Kosten sind dabei selten das Problem. Crewmeister kostet für zehn Mitarbeiter ab 15 € im Monat, Personizer ab rund 26 €. Wichtiger ist, dass die Mitarbeiter mitmachen. Eine App, die beim Stempeln drei Klicks braucht, wird nach zwei Wochen vergessen, und dann haben Sie wieder Zettelwirtschaft und Nachtragsarbeit. Testen Sie deshalb in der Testphase mit zwei oder drei Mitarbeitern aus dem Betrieb, nicht nur im Büro.
Kostenlose Zeiterfassung: Was taugen Free-Tarife?
Echte kostenlose Tarife bieten Clockify (bis 5 Nutzer), Toggl Track (bis 3 Nutzer) und Hubstaff. Personizer lässt ein Basispaket nach der Testphase dauerhaft kostenlos. Unter den deutschen Anbietern werben außerdem timr und askDANTE mit Gratis-Einstiegen, askDANTE etwa mit einer Vollversion Enterprise Free für bis zu 5 Benutzer. Wer technisch fit ist, kann die Open-Source-Zeiterfassung Kimai auf einem eigenen Server betreiben. Ein Free-Tarif ist ein guter Start für Solo-Selbstständige und sehr kleine Teams. Sobald Urlaubsverwaltung, Arbeitszeitkonten oder ein Lohnexport gebraucht werden, landen Sie fast immer in einem bezahlten Plan.
Zeiterfassung für Freelancer
Freelancer müssen ihre Arbeitszeit rechtlich nicht erfassen, wirtschaftlich aber schon: Nur wer die Stunden je Projekt kennt, weiß, ob ein Pauschalangebot sich rechnet. Toggl Track und Clockify sind hier die bequemsten Lösungen, weil der Timer im Browser, am Handy und am PC läuft und sich Berichte direkt an Kunden schicken lassen. Wer aus den erfassten Zeiten auch Rechnungen erstellen will, verbindet die Zeiterfassung mit einem der besten Rechnungsprogramme oder nutzt eine Buchhaltung mit eigener Zeiterfassung wie Papierkram.
Arbeitszeiterfassung mit Excel: erlaubt, aber mühsam
Eine Arbeitszeiterfassung mit Excel ist nicht verboten, solange Beginn, Ende und Dauer vollständig und zeitnah dokumentiert werden. In der Praxis scheitert Excel an drei Stellen: Korrekturen sind nicht nachvollziehbar, Pausen und Überstunden werden falsch berechnet, und am Monatsende muss jemand die Dateien einsammeln. Kommt die elektronische Pflicht wie im Referentenentwurf, reicht eine Excel-Tabelle voraussichtlich nicht mehr aus, weil sie kein System im Sinne des EuGH ist. Der Umstieg auf eine digitale Zeiterfassung kostet für die meisten Betriebe weniger Zeit als ein einziger Monatsabschluss mit Excel.
Datenschutz und Betriebsrat
Eine Zeiterfassung verarbeitet personenbezogene Daten. Achten Sie auf einen Anbieter mit Servern in der EU, einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und ein Rollenkonzept, damit nur Berechtigte die Zeiten sehen. Personizer, Crewmeister und ZEP hosten in Deutschland, Clockify bietet eine EU-Datenregion ab Pro. Gibt es einen Betriebsrat, ist die Einführung mitbestimmungspflichtig. Funktionen wie Screenshots, Aktivitätsmessung oder dauerhaftes GPS-Tracking sollten Sie in Deutschland nur nach sorgfältiger Prüfung und mit klarer Betriebsvereinbarung einsetzen, im Zweifel gar nicht.
Vorteile der digitalen Zeiterfassung für Unternehmen und Team
Zeiterfassung macht niemandem Spaß, und genau deshalb lohnt sich eine gute Software. Der größte Effekt liegt nicht in der Kontrolle, sondern in weniger Aufwand: Die Personalabteilung sammelt keine Stundenzettel mehr ein, die Verwaltung der Arbeitszeitkonten läuft automatisch, und Überstunden fallen auf, bevor sie zum Problem werden. Für das Team heißt das: ein Klick zu Arbeitsbeginn, ein Klick zum Feierabend, und jeder hat sein eigenes Zeitkonto jederzeit im Blick.
In einer Arbeitswelt mit hybriden Modellen, also Büro an einigen Tagen und Home Office an anderen, und Teams an mehreren Standorten ist eine Cloud-Zeiterfassung ohnehin die einzige Lösung, die überall gleich funktioniert. Unternehmen, die Zeiten zusätzlich Projekten und Aufgaben zuordnen, sehen außerdem, welche Projekte sich rechnen und wo Arbeitsstunden versickern. Das verbessert Angebote und interne Prozesse oft mehr als jedes neue Reporting. Wichtig ist, die Einführung nicht als reine Software-Frage zu behandeln: Klären Sie vorher, wer Korrekturen freigibt, wie Pausen geregelt sind und welche Zeiten auf Projekten gebucht werden sollen.
Weitere Anbieter von Zeiterfassungs Software
Der Markt ist groß, und nicht jedes gute Tool passt in eine Top-10. Diese Anbieter tauchen in Ausschreibungen und bei Kunden regelmäßig auf:
- timr aus Österreich: Arbeitszeit, Projektzeit und ein mobiles Fahrtenbuch in einer App, beliebt bei Außendienst und Pflege. timr bietet einen kostenlosen Einstieg für kleine Teams.
- askDANTE: deutsche Zeiterfassungs Software mit einer kostenlosen Enterprise-Free-Version für bis zu 5 Benutzer und Terminal-Anbindung als Zusatzoption. askDANTE richtet sich eher an größere Belegschaften.
- Kimai: Open-Source-Zeiterfassung für den eigenen Server, kostenlos, aber mit eigenem Aufwand für Betrieb und Updates.
- Personio: HR Software mit integrierter Zeiterfassung, sinnvoll für Unternehmen ab etwa 50 Mitarbeitern, die ohnehin eine HR-Plattform einführen.
- clockin: Zeiterfassungs App mit aufgeräumter Oberfläche, verbreitet im Handwerk und bei Gebäudedienstleistern.
Was eine Zeiterfassung wirklich kostet
Die Spanne ist groß: von kostenlos über 1,50 € (Crewmeister) bis 24 € (MOCO) je Nutzer und Monat. Rechnen Sie zum Listenpreis die Module dazu, die Sie wirklich brauchen, also Urlaub, Schichtplanung, DATEV und gegebenenfalls ein Terminal. Für ein Team mit 15 Mitarbeitern liegen die realistischen Kosten einer vollständigen Lösung meist zwischen 40 und 150 € im Monat. Dem steht eine Zeitersparnis in Personalabteilung und Buchhaltung gegenüber, die das in fast jedem Betrieb deutlich übersteigt.
Zeiterfassung und Projektmanagement verbinden
Viele Teams erfassen Zeiten inzwischen direkt im Projekt-Tool. ClickUp, monday und Asana haben eigene Timer oder Integrationen zu Clockify, Toggl und Hubstaff. Das ist bequem für Projektzeiten, ersetzt aber keine rechtssichere Arbeitszeiterfassung mit Pausen, Überstunden und Arbeitszeitkonten. Welches Projekt-Tool zu Ihrem Team passt, lesen Sie in unseren Vergleichen ClickUp vs Notion und monday vs Asana.
Fazit: Welche Zeiterfassung Software ist die beste?
Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen in Deutschland ist Personizer die beste Wahl: deutsches Hosting, DATEV inklusive, fairer Preis. Kleinbetriebe mit Werkstatt oder Baustelle fahren mit Crewmeister günstiger und bekommen das Terminal gleich mit. Clockify ist der beste kostenlose Einstieg, Hubstaff die stärkste Lösung für verteilte Teams und Außendienst, Toggl Track der angenehmste Timer für Freelancer. TimeTac, ZEP, Papershift, MOCO und Factorial sind Spezialisten, die sich lohnen, wenn Terminal, Projektsteuerung, Dienstplan, Agentur-ERP oder HR-Suite ohnehin gebraucht werden.
Häufige Fragen zur Zeiterfassung Software
Welche Zeiterfassungssoftware ist die beste?
Für kleine und mittlere Unternehmen in Deutschland empfehlen wir Personizer: Hosting in Frankfurt, DATEV-Export inklusive, ab 2,59 € je Mitarbeiter. Kleinbetriebe mit Terminal-Bedarf fahren mit Crewmeister günstiger, als kostenlose Lösung ist Clockify die stärkste Wahl, für Remote- und Außendienst-Teams Hubstaff.
Ist die Zeiterfassung für Kleinbetriebe Pflicht?
Ja. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 müssen alle Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter erfassen, unabhängig von der Betriebsgröße. Der Referentenentwurf zum Arbeitszeitgesetz aus dem Sommer 2026 sieht für Kleinstbetriebe lediglich Erleichterungen bei der Form vor, nicht beim Ob.
Ist digitale Zeiterfassung Pflicht, und ab wie vielen Mitarbeitern?
Heute ist die Form noch frei, Papier und Excel sind zulässig. Der Referentenentwurf des Arbeitsministeriums sieht eine grundsätzlich elektronische Erfassung vor, mit einem Jahr Übergangsfrist für größere und längeren Fristen für kleinere Betriebe. Kleinstbetriebe sollen dauerhaft auch auf Papier erfassen dürfen. Stand September 2026 ist der Entwurf nicht verabschiedet.
Gibt es eine kostenlose Zeiterfassung für Kleinbetriebe?
Ja. Clockify ist für bis zu 5 Nutzer kostenlos, Toggl Track für bis zu 3 Nutzer, Hubstaff hat einen Free-Tarif, und Personizer lässt ein Basispaket nach der Testphase dauerhaft kostenlos. Für Urlaubsverwaltung, Arbeitszeitkonten und DATEV-Export brauchen Sie in der Regel einen bezahlten Tarif.
Ist Clockify wirklich kostenlos?
Der Free-Tarif von Clockify ist dauerhaft kostenlos und umfasst Timer, Arbeitszeittabelle, Kalender und Berichte für bis zu 5 Nutzer. Kiosk, Urlaubsverwaltung, GPS, Schichtplanung und die Wahl der EU-Datenregion gibt es erst in den bezahlten Tarifen ab 3,99 $ je Nutzer und Monat.
Welches ist das günstigste Zeiterfassungstool?
Unter den bezahlten Lösungen ist Crewmeister mit 1,50 € je Nutzer und Monat (jährliche Zahlung, netto) am günstigsten, gefolgt von ZEP Clock ab 2 € und Personizer ab 2,59 €. Komplett kostenlos sind die Free-Tarife von Clockify, Toggl Track und Hubstaff.
Ist Arbeitszeiterfassung mit Excel erlaubt?
Derzeit ja, solange Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit vollständig und zeitnah dokumentiert werden. Excel ist aber fehleranfällig, Korrekturen sind nicht nachvollziehbar, und bei einer künftigen elektronischen Pflicht wird eine Tabelle voraussichtlich nicht mehr genügen.
Welche Mitarbeiter müssen keine Zeiterfassung machen?
Nach heutigem Stand sind leitende Angestellte im Sinne des Betriebsverfassungsgesetzes ausgenommen. Für alle anderen Arbeitnehmer gilt die Pflicht, auch bei Vertrauensarbeitszeit, im Homeoffice und bei Teilzeit. Selbstständige und Freelancer sind nicht erfasst, profitieren aber wirtschaftlich von einer Projektzeiterfassung.
Wie funktioniert Arbeitszeiterfassung per App?
Mitarbeiter stempeln sich in der App auf dem Smartphone zu Arbeitsbeginn ein, buchen Pausen und stempeln sich zum Feierabend aus. Die Zeiten landen in der Cloud, werden mit den Soll-Arbeitszeiten verrechnet und stehen der Personalabteilung für Auswertung und Lohnexport bereit. Viele Apps funktionieren auch offline und synchronisieren später.
Joshua begleitet mit STARK Digitalisierungsprojekte im Mittelstand, von der Tool-Auswahl bis zur Anbindung an Website, CRM und Buchhaltung. Zeiterfassung ist dabei regelmäßig Teil der Einführung neuer Prozesse.
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