Lexware Office im Praxis-Test 2026^*

Was ist Lexware Office?

Lexware Office ist eine cloudbasierte Buchhaltungs- und Rechnungssoftware der Haufe Group aus Freiburg. Bis September 2024 lief das Produkt unter dem Namen lexoffice. Die Software richtet sich an Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen, die Rechnungen schreiben, Belege verwalten und ihre Buchhaltung ohne Steuerfach-Vorwissen führen wollen. Das Buchhaltungsprogramm läuft komplett im Webbrowser; dazu kommt eine Mobile App für iOS und Android, mit der Sie unterwegs Belege erfassen und auf dem Dashboard die Übersicht über Ihre Finanzen behalten. In unserem Vergleich der besten Rechnungsprogramme hat Lexware Office den ersten Platz belegt - vor allem wegen der E-Rechnungsfunktionen und der Compliance-Ausstattung.

Kernfunktionen

• Rechnungen & E-Rechnungen: Angebote und Rechnungen schreiben, Mahnungen und wiederkehrende Rechnungen automatisch versenden – inklusive XRechnung und ZUGFeRD (ab Tarif M)
• Belegerfassung: Belege per App-Scanner fotografieren – Lexware Office erkennt Betrag, Datum und Absender automatisch
• Multibanking: Konten anbinden, Zahlungen automatisch mit offenen Rechnungen abgleichen
• Buchhaltung & Steuern: EÜR, GuV, Umsatzsteuer-Voranmeldung direkt per ELSTER (ab Tarif L)
• Steuerberater-Zugang: Kostenloser Zugang für die Kanzlei plus DATEV-Schnittstelle
• Lohn & Gehalt: Lohnabrechnung als zubuchbares Zusatzmodul, gestaffelt nach Mitarbeiterzahl
• GoBD-konformes Archiv: Revisionssichere Aufbewahrung, TÜV-zertifiziert

Stärken & Schwächen

Pricing

Lexware Office gibt es in vier Tarifen: S (7,90 €), M (12,90 €), L (21,90 €) und XL (32,90 €) - jeweils netto pro Monat, monatlich kündbar und ohne Mindestlaufzeit. Der S-Tarif deckt Belegerfassung, Banking und Steuerberater-Zugang ab. Mit dem Tarif M schreiben Sie unbegrenzt Angebote und Rechnungen inklusive E-Rechnungen, die komplette Buchhaltung mit EÜR und Umsatzsteuer-Voranmeldung kommt mit dem L-Tarif. Lexware Office XL ergänzt EU-Rechnungen, Abschlagsrechnungen und die Public API. Welche der vier Versionen passt, hängt also weniger am Preis als am Funktionsumfang. Zum Kennenlernen können Sie Lexware Office 30 Tage kostenlos testen – unverbindlich und mit vollem XL-Umfang inklusive Lohn-Modul. Der Test endet nach 30 Tagen automatisch, eine Kündigung ist nicht nötig. Für Neukunden gibt es regelmäßig Rabattaktionen auf die ersten Monate.

Für wen sich Lexware Office lohnt

Lexware Office ist die richtige Wahl für Selbstständige und kleine Unternehmen, die eine rechtssichere Buchhaltung mit E-Rechnung, ELSTER und Steuerberater-Anbindung wollen, ohne sich in Buchhaltungssoftware alter Schule einzuarbeiten. Wer vor allem Zeiten auf Projekte erfassen und abrechnen will, ist bei spezialisierten Tools besser aufgehoben.

• Freelancer mit Behörden- oder Unternehmenskunden: XRechnung und ZUGFeRD sind hier Pflicht - Lexware Office deckt beides ab.
• Wachsende KMU: Vom Rechnungstool bis zur kompletten Buchhaltung mit Lohnabrechnung in einem System, das mitwächst.
• Unternehmen mit Steuerberater: Kanzlei-Zugang und DATEV-Export sparen die monatliche Belege-Übergabe per Schuhkarton oder E-Mail.
• Arbeitgeber mit wenigen Angestellten: Das Lohn-Modul rechnet Gehälter direkt in der gleichen Umgebung ab.

Lexware Office im Detail: der Ratgeber

Sie wollen wissen, ob Lexware Office wirklich zu Ihrem Unternehmen passt - oder ob eine Alternative die bessere Wahl ist? Hier bekommen Sie den vollständigen Hintergrund aus der Praxis. Zur Einordnung: Wir richten Rechnungs- und Buchhaltungstools wie Lexware Office regelmäßig in Digitalisierungsprojekten bei Kunden ein und verknüpfen sie mit CRM, Geschäftskonto und Zahlungsanbietern, um wiederkehrende Abläufe zu automatisieren. Aus diesem Projektalltag wissen wir, welche Funktionen von Lexware Office im Betrieb tragen und wo es hakt.

Von lexoffice zu Lexware Office - was sich geändert hat

Im September 2024 hat die Haufe Group ihr Cloud-Produkt lexoffice in Lexware Office umbenannt. Der Grund: Die getrennten Markennamen Lexware und lexoffice haben bei Kunden eher Fragen aufgeworfen als Orientierung gestiftet. Am Produkt selbst hat sich durch die Umbenennung nichts geändert - Funktionen, Verträge und Konditionen liefen unverändert weiter. Wenn Sie also in älteren Vergleichen oder Foren von lexoffice lesen, ist damit dieselbe Software gemeint. Für die Einordnung: Lexware Office ist das Cloud-Produkt für Selbstständige und kleine Unternehmen. Daneben verkauft Lexware weiterhin klassische Desktop-Software für größere Betriebe - das ist ein anderes Produkt mit anderem Preismodell.

E-Rechnungspflicht: warum das Thema jetzt zählt

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Geschäft empfangen können - eine einfache PDF genügt dafür nicht, gefordert sind strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen mit Zustimmung des Empfängers noch Papier- und PDF-Rechnungen versenden, danach wird die Pflicht schrittweise scharf gestellt. Wer öffentliche Auftraggeber beliefert, muss ohnehin seit Jahren XRechnungen stellen. Lexware Office erstellt und übermittelt E-Rechnungen ab dem M-Tarif und verarbeitet eingehende E-Rechnungen automatisch. Damit ist das Thema für die meisten kleinen Unternehmen ohne Zusatzaufwand erledigt - einer der Hauptgründe, warum das Tool in unserem Rechnungsprogramm-Vergleich vorn liegt. Wichtig: Für steuerliche Detailfragen zu Fristen und Ausnahmen sprechen Sie mit Ihrer Steuerberatung, nicht mit einem Software-Review.

Lexware Office vs. sevdesk

Die häufigste Entscheidungsfrage in unserer Beratung: Lexware Office oder sevdesk? Beide Tools spielen in derselben Liga, setzen aber unterschiedliche Schwerpunkte. Lexware Office ist stärker bei E-Rechnung, Compliance und der Option auf Lohnabrechnung im selben System. sevdesk (ab 8,90 € pro Monat) punktet mit sehr schnellem Onboarding, Fremdwährungsrechnungen für internationale Kunden und einem kostenlosen Einstieg für Unternehmer mit sehr kleinem Umsatz. Wer vor allem Behörden- und Geschäftskunden in Deutschland bedient, fährt mit Lexware Office besser. Wer international abrechnet oder möglichst günstig startet, sollte sich sevdesk im Praxis-Test ansehen, bevor er sich festlegt.

Banking und Belegautomatisierung

Der größte Zeitgewinn im Alltag kommt nicht vom Rechnungsschreiben, sondern vom Abgleich: Lexware Office verbindet sich per Multibanking mit Ihren Geschäftskonten und ordnet eingehende Zahlungen automatisch den offenen Rechnungen zu. Banking und Buchhaltung greifen so direkt ineinander: Sie sehen auf einen Blick, wer bezahlt hat, und wo eine Zahlung offen bleibt, versenden Sie die Mahnung direkt aus Lexware Office. Auf der Ausgabenseite fotografieren Sie Belege mit der App - Lexware Office erkennt Betrag, Datum und Absender und schlägt die Kategorie vor. Nach ein paar Wochen Nutzung laufen wiederkehrende Belege wie Hosting, Software-Abos oder Tankquittungen weitgehend automatisch durch. Das Archiv ist GoBD-konform, die Belege bleiben also revisionssicher aufbewahrt. Wichtig für den Gesamt-Workflow: Buchhaltung ist das Ende der Kette. Damit vorne genug Aufträge ankommen, sollte auch Ihr Vertrieb sauber aufgesetzt sein - welche Systeme sich dafür eignen, zeigt unser Vergleich der besten CRM-Systeme.

Buchhaltung mit EÜR: von der Voranmeldung bis zur Steuererklärung

Kern der Buchhaltung mit Lexware Office ist die einfache Buchhaltung per Einnahmen-Überschuss-Rechnung: Für Freiberufler und kleine Unternehmen, die nicht bilanzieren müssen, erstellt die Software die EÜR aus den laufend erfassten Belegen und Rechnungen, dazu eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) für den Blick auf das Ergebnis. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung übermitteln Sie ab dem L-Tarif direkt per ELSTER an das Finanzamt, ohne die Zahlen manuell zu übertragen. Für die jährliche Steuererklärung übergeben Sie die Daten über die DATEV-Schnittstelle oder den kostenlosen Kanzlei-Zugang an Ihren Steuerberater. Bilanzierende Unternehmen mit doppelter Buchführung stoßen dagegen an Grenzen: Der Jahresabschluss läuft hier weiterhin über die Steuerkanzlei, Lexware Office liefert dafür die sauber vorkontierten Daten zu.

Lohn und Gehalt als Zusatzmodul

Ein Punkt, der Lexware Office von den meisten direkten Wettbewerbern unterscheidet: Lohnabrechnung ist als Zusatzmodul zubuchbar. Das Modul kostet regulär ab 12,90 € pro Monat und staffelt sich nach der Zahl der Mitarbeitenden. Damit rechnen Sie Gehälter, Minijobs und Sozialabgaben direkt in derselben Umgebung ab, in der auch Rechnungen und Belege liegen - ohne separates Lohnbüro-Tool und ohne Datenexport zwischen zwei Systemen. Für Unternehmen mit den ersten ein bis zehn Angestellten ist das ein echtes Argument. Ab einer gewissen Teamgröße und bei komplexen Fällen (Schichtzulagen, Baulohn, viele Tarifverträge) bleibt die Abrechnung über die Steuerkanzlei oder ein spezialisiertes System trotzdem die robustere Wahl. Ob das Modul für Ihren Fall reicht, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung - für Kanzleien selbst haben wir übrigens eine eigene Seite zu Marketing für Steuerberater.

Sicherheit und Zertifizierungen in der Cloud

Wer seine komplette Buchhaltung in eine Cloud-Software legt, will wissen, wo die Daten liegen. Lexware Office bietet hier eine für die Preisklasse ungewöhnlich breite Absicherung: Die Daten werden nach Anbieterangaben in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gehostet, die Sicherheitsarchitektur ist nach ISO 27001 und PCI DSS zertifiziert, und ein Testat nach IDW RS FAIT 1 bestätigt die ordnungsgemäße Buchführung in der Cloud. Zusammen mit dem TÜV-Zertifikat und dem GoBD-konformen, revisionssicheren Archiv ist das ein Compliance-Paket, das viele Wettbewerber in dieser Form nicht vorweisen. Für die Praxis heißt das: Bei einer Betriebsprüfung müssen Sie sich um die formale Seite der Aufbewahrung keine Gedanken machen.

Für wen Lexware Office passt - und für wen nicht

Nach unserer Erfahrung passt Lexware Office am besten zu Selbstständigen und kleinen Unternehmen mit deutschen Geschäfts- oder Behördenkunden, die eine komplette, rechtssichere Buchhaltung wollen und mit einem Steuerberater zusammenarbeiten. Der Weg vom M-Tarif (Rechnungen) über den L-Tarif (Buchhaltung und Umsatzsteuer) bis zum XL-Tarif mit API wächst mit dem Unternehmen mit. Weniger gut passt das Tool, wenn Zeiterfassung im Zentrum steht - Designer, Entwickler und Berater, die Stunden auf Projekte buchen und daraus Rechnungen erzeugen, finden in unserem Rechnungsprogramm-Vergleich passendere Kandidaten. Auch wer nur zwei, drei Rechnungen im Jahr schreibt, braucht kein Abo: Dann reicht ein kostenloses Einstiegsangebot der Konkurrenz. Und wer überwiegend international in Fremdwährungen fakturiert, ist bei sevdesk besser aufgehoben. Für alle anderen gilt: 30 Tage kostenlos testen, echte Belege und ein echtes Bankkonto anbinden - nach zwei Wochen wissen Sie, ob der Workflow zu Ihnen passt.

Häufige Fragen zu Lexware Office

Joshua Stark

Geschäftsführer STARK

Joshua leitet bei STARK die SEO- und Performance-Praxis. Über 120 Projekte für Mittelstand, SaaS und E-Commerce seit 2016.

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