Die Kurzfassung für Eilige
- Testsieger & E-Rechnung-Champion: Lexware Office. TÜV-zertifiziert, XRechnung + ZUGFeRD 2.x vollständig, DATEV-Schnittstelle.
- Meistgenutzte Lösung im DACH-Raum: sevdesk. Note 1,2 im Test, starke Buchhaltung, ideal für internationale Kunden.
- Beste Automatisierung: FastBill. Perfekt für Retainer-Kunden und kleine Agenturen.
- Bester Free-Tarif: Papierkram. Unbegrenzte Rechnungen kostenlos, native Zeiterfassung mit Projektbezug.
- Büro-Komplettlösung: WISO MeinBüro. Gut für Berater, Coaches und Trainer mit gemischten B2B/B2C-Kunden.
- Pflicht ab 2025: E-Rechnungsformate (XRechnung, ZUGFeRD) – Word und Excel können das nicht mehr erfüllen.
Wie wir Rechnungsprogramme bewerten
Wir arbeiten täglich mit Freelancern und kleinen Unternehmen zusammen und haben diese Tools im Praxis-Einsatz getestet. Bewertet wurde nach sechs Achsen: Funktionsumfang, E-Rechnungs-Compliance, UX beim Onboarding, Preis-Leistung, Steuerberater-Integration und Zeiterfassung. Die Reihenfolge entspricht unserem Praxis-Ranking für Freelancer & KMU.
Die 5 Rechnungsprogramme im Detail
Lexware Office
Lexware Office (früher Lexoffice) ist der Testsieger 2025/2026 – TÜV-zertifiziert, mit vollständigem E-Rechnungs-Support in allen Formaten (XRechnung und ZUGFeRD 2.x) und tiefer DATEV/ELSTER-Integration. Die Software überzeugt besonders für Freelancer mit Behördenkunden oder wachsendem Buchhaltungsbedarf. Multibanking mit automatischem Zahlungsabgleich und GoBD-konforme Archivierung mit 10-jähriger Aufbewahrung sind in allen relevanten Tarifen enthalten.
Stärken
- XRechnung + ZUGFeRD 2.x vollständig unterstützt
- TÜV-zertifiziert, GoBD-konforme Archivierung
- DATEV-Schnittstelle + ELSTER für UStVA und EÜR
- Multibanking mit automatischem Zahlungsabgleich
Schwächen
- E-Rechnungsfunktionen erst im XL-Tarif vollständig
- Zeiterfassung begrenzt
- Preis steigt mit Funktionsumfang merklich
sevdesk
sevdesk ist die meistgenutzte Rechnungssoftware im deutschsprachigen Raum – mit Note 1,2 in unabhängigen Tests und über 12.500 Bewertungen auf Trusted.de. Das geführte Setup ermöglicht die erste Rechnung in Minuten. Besonders stark: Fremdwährungsrechnungen für internationale Kunden und die kostenlose Nutzung für Unternehmer bis 17.500 € Jahresumsatz machen sevdesk zum idealen Einstieg.
Stärken
- Sehr schnelles Onboarding, erste Rechnung in Minuten
- Fremdwährungsrechnungen für internationale Kunden
- Kostenlose Nutzung bis 17.500 € Jahresumsatz
- ELSTER + DATEV vollständig integriert
Schwächen
- Zeiterfassung erst im Pro-Tarif
- Warenwirtschaft-Tarif deutlich teurer
- Volle E-Rechnungsfunktionen nicht im Basis-Tarif
FastBill
FastBill setzt konsequent auf Automatisierung und ist damit besonders stark für digitale Dienstleister und Freelancer mit Retainer-Kunden. Wiederkehrende Rechnungen mit automatischem Versand, ein anpassbares Mahnwesen und die OPOS-Liste für offene Posten sind die Kernstärken. Banking-Integration, DATEV-Export und XRechnungen für Behörden sind ebenfalls an Bord.
Stärken
- Beste Automatisierung für wiederkehrende Rechnungen
- Anpassbares Mahnwesen mit mehreren Stufen
- XRechnung standardmäßig unterstützt
- Team-Features im Pro/Premium-Tarif
Schwächen
- Solo-Tarif auf 20 Rechnungen/Monat begrenzt
- Zeiterfassung nur begrenzt
- Preis für Teams steigt schnell
Sie wollen mehr als nur Rechnungen?
Eine gute digitale Infrastruktur fängt bei Prozessen an. Wir helfen Ihnen, Tools sauber aufzusetzen – von Rechnungssoftware bis zur kompletten Online-Präsenz.
Papierkram
Papierkram ist für projektbasierte Freelancer die erste Empfehlung: Der Free-Tarif bietet unbegrenzte Rechnungen ohne Limits, native Zeiterfassung mit direkter Projektzuordnung und die Umwandlung erfasster Zeiten in Rechnungspositionen per Klick. GoBD-konforme Datenspeicherung und DSGVO-konforme Verarbeitung in deutschen Rechenzentren sind auch im kostenlosen Tarif inklusive.
Stärken
- Vollständig kostenloser Dauertarif ohne Rechnungslimit
- Beste native Zeiterfassung mit Projektzuordnung
- Direkt aus Zeiterfassung in Rechnung per Klick
- DSGVO-konform, deutsche Rechenzentren
Schwächen
- GoBD-Konformität nur im Pro-Tarif vollständig
- DATEV-Export erst im Pro-Tarif
- Weniger stark bei E-Rechnungen als Lexware
WISO MeinBüro Rechnungen
WISO MeinBüro Rechnungen vereint Rechnungsstellung, Büroorganisation und einfache Buchhaltung in einem System. Das vierstufige Mahnwesen, Zeiterfassung mit Projektbezug und Abo-Rechnungen für wiederkehrende Kunden gehören zum Kern. Besonders das Onboarding überzeugt: Tutorials und Assistenten machen die Software auch für Gründer und Einsteiger nutzbar.
Stärken
- Büro-Komplettlösung: Rechnungen + Buchhaltung in einem
- Sehr gutes Onboarding mit Tutorials
- Vierstufiges Mahnwesen mit automatischem Versand
- Zeiterfassung mit Projektbezug inklusive
Schwächen
- Erweiterte Pakete vergleichsweise teuer
- Basis-Tarif stark eingeschränkt
- Weniger modern in der Oberfläche
Vergleichstabelle auf einen Blick
| Tool | Preis ab | E-Rechnung | Zeiterfassung | DATEV | Kostenlos | Link |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Lexware Office | 7,90 € | XR + ZUGFeRD | begrenzt | ✓ | Testphase | Testen ↗ |
| sevdesk | 8,90 € | XR + ZUGFeRD | ab Pro | ✓ | bis 17.500 € Umsatz | Testen ↗ |
| FastBill | 10 € | XRechnung | begrenzt | ✓ | Testphase | Testen ↗ |
| Papierkram | 0 € | ab Pro | nativ + stark | ab Pro | Free dauerhaft | Starten ↗ |
| WISO MeinBüro | 0 € (Basis) | ✓ | ✓ | ja | Basis kostenlos | Testen ↗ |
Empfehlung nach Use-Case
Lexware Office XL
Vollständige XRechnung + ZUGFeRD 2.x, TÜV-zertifiziert, DATEV-Schnittstelle und ELSTER-Integration. Die sicherste Wahl für alle, die für öffentliche Auftraggeber oder Unternehmen arbeiten, die E-Rechnungen im Pflichtformat verlangen.
sevdesk Buchhaltung
Fremdwährungsrechnungen, vollständige ELSTER-Integration, über 12.500 positive Bewertungen. Beste Wahl für IT-Consultants, Entwickler und Agenturen mit internationalen Kunden und Retainer-Verträgen.
Papierkram Free oder Pro
Keine andere Software hat eine bessere native Zeiterfassung mit direkter Projektzuordnung und Umwandlung in Rechnungspositionen – und das gratis. Designer, Entwickler und Berater kommen mit dem Free-Tarif sehr weit.
FastBill Plus oder Pro
Automatischer Rechnungsversand, mehrstufiges Mahnwesen und Team-Features machen FastBill zur ersten Wahl für digitale Dienstleister und kleine Agenturen mit vielen wiederkehrenden Aufträgen.
Rechnungsprogramme im Detail: der ausführliche Ratgeber
Die Tool-Liste oben ist unsere Praxis-Empfehlung. Wer tiefer einsteigen will, findet hier den vollständigen Ratgeber: von der E-Rechnungspflicht über GoBD-Compliance bis zur richtigen Toolwahl je Freelancer-Typ.
Warum Sie 2026 als Freelancer ein Rechnungsprogramm brauchen
Die Zeiten, in denen Freelancer Rechnungen mit einer Word-Vorlage oder Excel-Tabelle erstellen konnten, sind endgültig vorbei. Mit der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich seit dem 01.01.2025 und der geplanten Ausweitung bis 2028 benötigen Sie Tools, die rechtliche Anforderungen automatisch erfüllen. Word und Excel können keine XRechnungen oder ZUGFeRD-Dateien erzeugen – genau diese Formate verlangen viele Geschäftspartner und Behörden aber bereits jetzt.
Die konkreten Nachteile von Word und Excel im Jahr 2026: GoBD-Verstöße durch nicht revisionssichere Archivierung, manuelle Rechnungsnummern mit Fehlerrisiko, fehlende E-Rechnungsformate und aufwändige Korrekturrechnungen. Mit einem professionellen Rechnungsprogramm sparen Sie bis zu 80 % der monatlichen Buchhaltungszeit, haben rechtssichere Rechnungsvorlagen mit allen Pflichtangaben nach § 14 UStG und profitieren von automatischen Mahnerinnerungen sowie GoBD-konformer Archivierung mit 10-jähriger Aufbewahrungsfrist.
Vergleichskriterien: Worauf Freelancer achten sollten
Freelancer haben andere Anforderungen als Händler oder Handwerker. Während ein Onlineshop komplexe Warenwirtschaft braucht, benötigen die meisten Freiberufler vor allem Zeiterfassung, Projektbezug und flexible Abrechnungsmodelle. Die wichtigsten Kriterien im Überblick:
- Rechnungstypen: Projektpauschalen, Stundenabrechnung mit Nachweis, wiederkehrende Rechnungen für Retainer-Kunden, Anzahlungs- und Schlussrechnungen.
- E-Rechnung & Compliance: XRechnung und ZUGFeRD 2.x, alle Pflichtangaben nach § 14 UStG automatisch, GoBD-konforme Archivierung in deutschen Rechenzentren, DSGVO-konforme Verarbeitung.
- Onboarding: Erste Rechnung innerhalb von 10–15 Minuten erstellbar, intuitive Oberfläche, CSV-Import für bestehende Kundendaten.
- Zeiterfassung: Erfassung direkt in der Software, Umwandlung in Rechnungspositionen per Klick, Projektübersicht mit Budget-Tracking.
- Banking & Zahlungen: Online-Zahlungsmethoden (PayPal, SEPA), automatischer Zahlungsabgleich, Multibanking.
- Steuerberater-Integration: DATEV-Schnittstelle, ELSTER für UStVA und EÜR, übersichtliche Finanzberichte.
- Preisstruktur: Tarife unter 15–30 € für Solo-Freelancer, monatlich kündbar ohne lange Bindung.
Rechnungsprogramme für unterschiedliche Freelancer-Typen
Nicht jeder Freelancer braucht dieselben Funktionen. Hier die Kurzübersicht nach Freelancer-Typ:
Kreative Freelancer (Designer, Texter, Fotografen): Projektbasierte Abrechnung, Anzahlungs- und Schlussrechnungen, individuelles Branding auf Dokumenten. Empfehlung: Papierkram (Projekte und Zeiten direkt verknüpft, kostenloser Einstieg) oder FastBill (professionelle Automatisierung).
IT-Consultants, Entwickler und Agenturen: Stundenkontingente, Retainer-Verträge, internationaler Kundenkreis, Mehrbenutzer-Zugänge. Empfehlung: FastBill Pro/Premium (Teamfunktionen, Automatisierung), sevdesk (Fremdwährungen, internationale Rechnungen).
Berater, Coaches, Trainer: Workshops, Seminare, gemischte B2B/B2C-Kunden, Online-Zahlungsmöglichkeiten. Empfehlung: WISO MeinBüro (Komplettlösung für Büroorganisation) oder FastBill (wiederkehrende Rechnungen, professionelles Mahnwesen).
Freelancer mit Behördenkunden: Öffentliche Auftraggeber verlangen seit Jahren ausschließlich XRechnungen. Empfehlung: Lexware Office XL mit vollständigen E-Rechnungsfunktionen und TÜV-Zertifizierung.
E-Rechnung, GoBD & Steuern: rechtliche Grundlagen
Seit dem 01.01.2025 sind alle Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Die schrittweise Ausweitung auf den Versand folgt bis 2028. Jede Rechnung muss nach § 14 UStG zwingend enthalten: vollständige Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Lieferzeitpunkt, Nettobetrag, Steuersatz und -betrag.
GoBD-konforme Archivierung bedeutet: Unveränderbarkeit aller gespeicherten Belege, Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren, jederzeit prüfbare Daten für das Finanzamt. Alle empfohlenen kostenpflichtigen Tarife in diesem Vergleich erfüllen diese Anforderungen – im Free-Tarif von Papierkram ist die GoBD-Konformität eingeschränkt. Wer als Kleinunternehmer nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer ausweist, stellt in der Software einmalig ein, dass er Kleinunternehmer ist – der korrekte Hinweis erscheint dann automatisch auf allen Rechnungen.
Preise & Kosten: Was kostet ein Rechnungsprogramm wirklich?
Im Jahr 2026 gibt es kaum noch leistungsfähige Gratislösungen ohne erhebliche Einschränkungen. Die Ausnahme ist Papierkram mit seinem vollständig kostenlosen Free-Tarif ohne Rechnungslimit. Die typische Preisrange für Freelancer-Tarife: Günstige Einstiegs-Tarife unter 15 € für Solo-Freelancer mit Basisbedarf; Profi-Tarife zwischen 20 und 35 € mit mehr Automatisierung, Teamzugriffen und E-Rechnungsfunktionen; Premium-Tarife ab 40 € für Agenturen mit umfangreichen Integrationen. Die Kosten-Nutzen-Rechnung ist eindeutig: Wer pro Monat 2–3 Stunden durch ein Rechnungsprogramm spart und einen Stundensatz von 50–80 € hat, refinanziert selbst ein 30-€-Abo sofort.
So wechselen Sie in wenigen Schritten
Der Umstieg von Word/Excel auf eine Rechnungssoftware gelingt in wenigen Tagen: 1) Anforderungen definieren (Zeiterfassung, E-Rechnung, DATEV?), 2) 2–3 Tools aus dem Vergleich in der kostenlosen Testphase testen, 3) Steuerberater einbinden und Exportformat klären, 4) Bestehende Kundendaten per CSV-Datei importieren und Standard-Leistungspositionen anlegen, 5) Logo hinterlegen, Rechnungsnummern-Logik festlegen, Mobile-App installieren und automatische Zahlungserinnerungen aktivieren. Für bestehende Rechnungen aus Excel gilt: Sie müssen nichts rückwirkend digitalisieren – ab dem Wechselzeitpunkt alle neuen Belege im neuen System führen.
Häufige Fragen zu Rechnungsprogrammen
Welches Rechnungsprogramm ist das beste für Freelancer 2026?
Das hängt von Ihren Anforderungen ab. Lexware Office ist der Testsieger mit vollständigen E-Rechnungsfunktionen und TÜV-Zertifizierung – ideal für alle mit Behörden- oder Unternehmenskunden. sevdesk ist die meistgenutzte Lösung im DACH-Raum, besonders stark für internationale Kunden. Papierkram ist die beste Wahl für projektbasierte Freelancer mit Zeiterfassungsbedarf, da als einziges Tool ein vollständig kostenloser Dauertarif ohne Rechnungslimit angeboten wird.
Was kostet ein Rechnungsprogramm für Freelancer im Monat?
Solo-Freelancer zahlen typischerweise 8–30 € pro Monat. Papierkram bietet einen vollständig kostenlosen Free-Tarif ohne Rechnungslimit. Lexware Office startet ab 7,90 €/Monat, sevdesk ab 8,90 €/Monat, FastBill ab 10 €/Monat. Profi-Tarife mit Zeiterfassung, E-Rechnung und DATEV-Export liegen bei 20–35 €/Monat. Bei jährlicher Abrechnung sparen die meisten Anbieter 10–25 %. Die Kosten amortisieren sich schnell: Wer 2–3 Stunden im Monat spart, hat das Abo bei einem Stundensatz von 50 € sofort refinanziert.
Bin ich als Freelancer zur E-Rechnung verpflichtet?
Seit dem 01.01.2025 sind alle Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Die schrittweise Ausweitung auf den Versand folgt bis 2028. Öffentliche Auftraggeber verlangen bereits seit Jahren ausschließlich XRechnungen. Wer für Unternehmen oder Behörden arbeitet, muss strukturierte E-Rechnungsformate (XRechnung, ZUGFeRD 2.x) verwenden können. Alle empfohlenen Tools in diesem Vergleich unterstützen diese Formate.
Was bedeutet GoBD und muss mein Rechnungsprogramm GoBD-konform sein?
GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Für Sie als Freelancer bedeutet das: Alle Rechnungen und Belege müssen unveränderbar gespeichert, 10 Jahre aufbewahrt und jederzeit für das Finanzamt abrufbar sein. Ein GoBD-konformes Rechnungsprogramm stellt das automatisch sicher. Manuelle Word- oder Excel-Lösungen sind nicht GoBD-konform und können bei einer Betriebsprüfung zu Problemen führen. Alle empfohlenen kostenpflichtigen Tarife sind GoBD-konform; beim Free-Tarif von Papierkram ist das eingeschränkt.
Unterstützen Rechnungsprogramme die Kleinunternehmerregelung?
Ja, alle empfohlenen Tools unterstützen die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG. Sie stellen in der Software einmalig ein, dass Sie Kleinunternehmer sind – und der korrekte Hinweis wird automatisch auf allen Rechnungen eingefügt. Damit entfällt der Umsatzsteuer-Ausweis, und Sie vermeiden Fehler bei Betriebsprüfungen. Für Kleinunternehmer mit wenigen Rechnungen sind der Free-Tarif von Papierkram, Lexware Office S oder sevdesk Rechnung die günstigsten Optionen.
Welches Rechnungsprogramm hat die beste Zeiterfassung?
Papierkram hat die stärkste native Zeiterfassung mit direkter Projektzuordnung und Umwandlung erfasster Zeiten in Rechnungspositionen per Klick – und das kostenlos im Free-Tarif. FastBill und WISO MeinBüro bieten ebenfalls Zeiterfassung mit Projektbezug. sevdesk hat Zeiterfassung im Pro-Tarif integriert. Lexware Office ist bei der Zeiterfassung weniger stark, überzeugt dafür bei E-Rechnung und Buchhaltung. Für Designer, Entwickler und IT-Consultants, die stunden- oder projektbasiert abrechnen, ist Papierkram deshalb die erste Empfehlung.
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