FastBill im Praxis-Test 2026^*

Was ist FastBill?

FastBill ist eine deutsche Cloud-Software für Rechnungen, Belege und vorbereitende Buchhaltung. Die Zielgruppe: Selbstständige, Freelancer und kleine Unternehmen, die ihre Rechnungsstellung möglichst weit automatisieren wollen, ohne selbst Buchhalter zu werden. Rechnung schreiben, Beleg erfassen, Zahlung abgleichen, alles an den Steuerberater übergeben - das ist der Kern des Tools. In unserem Vergleich der besten Rechnungsprogramme hat FastBill den Titel "Beste Automatisierung" geholt.

Kernfunktionen

• Rechnungen & Angebote: Rechnungen, Angebote und Lieferscheine mit eigenem Layout, Status-Tracking (offen, fällig, bezahlt, gemahnt)
• Wiederkehrende Rechnungen: Abo- und Retainer-Rechnungen mit automatischem Versand im gewünschten Intervall
• Mahnwesen: Zahlungserinnerung plus drei Mahnstufen, auf Wunsch automatisiert
• Belegerfassung: Belege per Scan-App, E-Mail-Postfach oder Upload erfassen, OCR-Texterkennung und automatische Kategorisierung; Belegabruf aus über 10.000 Portalen wie Amazon oder DHL
• Banking: Bankkonten und PayPal anbinden, Zahlungseingänge automatisch mit offenen Rechnungen abgleichen
• E-Rechnung: ZUGFeRD und XRechnung erstellen, versenden und empfangen - in allen Tarifen enthalten
• Steuerberater-Export: Steuerberaterzugang und DATEV-Schnittstelle, im Pro-Tarif zusätzlich DATEV Rechnungsdatenservice 1.0
• API & Integrationen: REST-API, über 30 Partner-Integrationen plus Zapier

Stärken & Schwächen

Pricing

FastBill hat vier Tarife: Solo (10 €), Plus (15 €), Pro (30 €) und Premium (ab 59 €) - jeweils pro Monat, netto, bei jährlicher Zahlung rund 10 % günstiger. Der Testzeitraum beträgt 14 Tage, ohne Abo und ohne Verpflichtung. Die Tarife unterscheiden sich vor allem bei Benutzern (Solo/Plus: 1, Pro: 3, Premium: 5), Bankkonten (Solo: 1, Plus: 5, Pro/Premium: unbegrenzt) und den API-Limits.

Für wen sich FastBill lohnt

FastBill ist die richtige Wahl für digitale Dienstleister, Agenturen und Freelancer mit wiederkehrenden Rechnungen, die möglichst wenig Zeit in der Buchhaltung verbringen wollen. Wer vor allem Buchhaltungs-Tiefe sucht, schaut sich besser sevdesk oder Lexware Office an.

• Agenturen: Retainer-Rechnungen laufen automatisch raus, das Mahnwesen erledigt den unangenehmen Teil.
• Freelancer: Rechnung schreiben in Minuten, Belege per Scan-App, Übergabe an den Steuerberater per Klick.
• SaaS und Online-Business: Belegabruf aus Portalen plus API für eigene Abrechnungs-Workflows.
• Kleine Teams: Ab dem Pro-Tarif arbeiten drei Benutzer parallel, mit unbegrenzten Bankkonten.

Rechnungssoftware im Detail: der Ratgeber

Sie wollen wissen, ob FastBill wirklich zu Ihrem Geschäft passt - oder ob ein anderes Rechnungsprogramm die bessere Wahl ist? Hier bekommen Sie den Hintergrund aus der Praxis.

Rechnungen schreiben ohne Buchhaltungs-Studium

Die meisten Selbstständigen wollen keine Buchhaltung machen, sie wollen bezahlt werden. Genau darauf ist FastBill ausgelegt: Sie legen Kunde und Positionen an, das Tool kümmert sich um fortlaufende Rechnungsnummern, korrekte Pflichtangaben und den Versand. Der Status jeder Rechnung (offen, fällig, bezahlt, gemahnt) ist jederzeit sichtbar, offene Posten stehen in der OPOS-Liste. Wer monatlich dieselben Leistungen abrechnet, richtet eine wiederkehrende Rechnung ein und muss sie nie wieder anfassen. Zahlt ein Kunde nicht, greift das Mahnwesen mit Zahlungserinnerung und drei Mahnstufen. In der Praxis ist das der Punkt, an dem FastBill echtes Geld verdient: Mahnungen, die man selbst aufschieben würde, gehen automatisch raus.

FastBill vs. sevdesk und Lexware Office

Die drei Tools zielen auf ähnliche Nutzer, setzen aber unterschiedliche Schwerpunkte:

• FastBill: Stärkster Fokus auf Automatisierung. Wiederkehrende Rechnungen, automatisches Mahnwesen, Belegabruf aus Portalen. Ideal für Dienstleister mit Retainer-Kunden.
• sevdesk: Mehr Buchhaltungs-Tiefe, unter anderem EÜR und Umsatzsteuervoranmeldung, dazu Fremdwährungen für internationale Kunden. Unseren ausführlichen Test lesen Sie unter sevdesk im Praxis-Test.
• Lexware Office: Der Platzhirsch mit dem größten Funktionsumfang Richtung Lohn und Buchhaltung, dafür im Interface etwas behäbiger.

Kurz gesagt: Je mehr Ihr Alltag aus denselben, wiederkehrenden Rechnungen besteht, desto eher lohnt sich FastBill. Je mehr klassische Buchhaltung Sie selbst erledigen wollen, desto eher lohnt sich der Blick auf die Alternativen. Den vollständigen Vergleich mit fünf Tools finden Sie im Artikel Beste Rechnungsprogramme 2026.

Belege automatisch erfassen

Belege sind der Teil der Buchhaltung, der am meisten nervt und am häufigsten liegen bleibt. FastBill bietet dafür drei Wege: die Scan-App fürs Handy, ein eigenes E-Mail-Postfach, an das Lieferanten ihre Rechnungen direkt schicken, und den klassischen Upload. Die OCR-Texterkennung liest Betrag, Datum und Lieferant aus und kategorisiert den Beleg. Besonders praktisch ist der automatische Belegabruf: FastBill holt Eingangsrechnungen selbstständig aus über 10.000 Portalen wie Amazon oder DHL ab. Wichtig fürs Budget: Die vollautomatische Belegverarbeitung ist im Premium-Tarif mit 30 Belegen pro Monat enthalten, in den kleineren Tarifen buchen Sie sie als Add-on dazu. Manuelles Erfassen per App und Upload geht in allen Tarifen.

E-Rechnung und GoBD

Seit Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Geschäft empfangen können, die Pflicht zur Ausstellung folgt stufenweise. FastBill unterstützt die beiden relevanten Formate ZUGFeRD und XRechnung in allen Tarifen: erstellen, versenden, empfangen und lesbar anzeigen. Gerade XRechnung ist Pflicht, wenn Sie für Behörden und öffentliche Auftraggeber arbeiten. Dazu kommen die Grundlagen ordentlicher Buchführung: fortlaufende Rechnungsnummern, unveränderbare Dokumente und die digitale Belegablage, die die Anforderungen der GoBD adressiert. Wie Sie das im Detail in Ihrer Buchführung umsetzen, klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater - die Software nimmt Ihnen die Technik ab, nicht die Verantwortung.

API und Integrationen für Agenturen und SaaS

Für Agenturen und SaaS-Unternehmen ist die Frage selten "kann das Tool Rechnungen?", sondern "fügt es sich in unsere Prozesse ein?". FastBill bringt dafür eine REST-API mit, deren Limits pro Tarif klar definiert sind: 50 Calls pro Stunde im Solo-Tarif, 100 im Plus, 500 im Pro und 1.000 im Premium. Damit lassen sich zum Beispiel Rechnungen automatisch aus dem eigenen Shop- oder Abrechnungssystem erzeugen. Dazu kommen über 30 Partner-Integrationen und die Zapier-Anbindung, über die sich FastBill ohne Entwickler mit anderen Tools verbinden lässt. In der Praxis wichtig: Neukunden aus Ihrem Vertrieb sollten nicht doppelt gepflegt werden. Wenn Kundendaten bereits in einem CRM-System liegen, lohnt es sich, die Übergabe an die Rechnungssoftware einmal sauber zu automatisieren, statt Stammdaten per Hand zu kopieren.

Zeiterfassung und Banking im Alltag

FastBill enthält eine Zeiterfassung für Projekte und Mitarbeiter, mit der sich erfasste Stunden abrechnen lassen. Für Dienstleister mit einfacher Stundenabrechnung reicht das aus. Wer sehr projektlastig arbeitet und detaillierte Auswertungen pro Projekt braucht, stößt hier eher an Grenzen als bei spezialisierten Tools. Stärker ist das Banking: Sie verbinden Ihre Geschäftskonten und PayPal, FastBill gleicht Zahlungseingänge automatisch mit offenen Rechnungen ab und markiert sie als bezahlt. Im Solo-Tarif ist ein Bankkonto enthalten, im Plus-Tarif fünf, ab Pro sind es unbegrenzt viele. Für die Umsatzsteuervoranmeldung liefert das Tool die vorbereiteten Zahlen, die Vorkontierung macht dem Steuerberater Vorschläge.

Für wen FastBill passt - und für wen nicht

Aus unserer Beratungspraxis lässt sich das gut eingrenzen. FastBill passt, wenn Sie als Freelancer, Agentur oder digitaler Dienstleister regelmäßig ähnliche Rechnungen stellen, Ihre Belege digital sammeln wollen und die Buchhaltung am Ende beim Steuerberater liegt. Der Automatisierungsgrad ist dann das stärkste Argument. Weniger gut passt FastBill, wenn Sie Ihre komplette Buchhaltung inklusive EÜR selbst machen wollen, ein größeres Team günstig anbinden müssen oder eine tiefe Projekt-Zeiterfassung brauchen. In diesen Fällen lohnt der Blick auf sevdesk, Lexware Office oder Papierkram - alle im Detail beleuchtet im großen Rechnungsprogramm-Vergleich. Am Ende gilt: Testen schlägt Vergleichen. Die 14 Tage Testphase reichen aus, um eine echte Rechnung, einen echten Beleg und den Banking-Abgleich einmal komplett durchzuspielen.

Häufige Fragen zu FastBill

Joshua Stark

Geschäftsführer STARK

Joshua leitet bei STARK die SEO- und Performance-Praxis. Über 120 Projekte für Mittelstand, SaaS und E-Commerce seit 2016.

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