Asana vs Trello 2026: Welches Aufgaben-Tool passt zu Ihrem Team?^*

Wie wir bewerten: Asana oder Trello?

Wir bewerten beide Anwendungen aus der Perspektive eines kleinen Teams mit 3 bis 25 Personen, nicht aus der eines Konzerns mit PMO. Die Kriterien sind Preis pro Nutzer, Umfang des kostenlosen Plans, Ansichten (Board, Liste, Zeitleiste, Kalender), Abhängigkeiten und Kapazität, Automatisierung, Reporting, Vorlagen, Integrationen, mobile Nutzung, KI-Funktionen und Datenschutz. Preise haben wir am 19. September 2026 auf den offiziellen Preisseiten beider Anbieter geprüft. Die Scores spiegeln unsere Erfahrung aus Kundenprojekten wider, in denen wir Redaktionspläne, Kampagnen und Website-Relaunches in beiden Systemen organisiert haben. Was wir nicht liefern: erfundene Messreihen. Wo ein Kriterium für Ihre Entscheidung keine Rolle spielt, sagen wir das.

Asana vs Trello im direkten Vergleich

Testsieger

01 · Work Management mit Struktur

Asana

kostenlos bis 2 Nutzer · Starter ab 10,99 € / Nutzer und Monat

8.6

Score

Asana, Inc. nennt sein Produkt Work-Management-Plattform, und der Begriff passt: Jede Aufgabe gehört zu einem Projekt, jedes Projekt zu einem Team, und darüber liegen Portfolios und Ziele. Dieselbe Aufgabe lässt sich als Liste, Board, Zeitleiste oder Kalender anzeigen, ohne dass Sie Daten doppelt pflegen. Abhängigkeiten, Unteraufgaben, benutzerdefinierte Felder, Formulare und Regeln sind eingebaut. Der Preis dafür ist Struktur: Die Plattform verlangt, dass jemand im Team entscheidet, wie Projekte geschnitten werden, und wer das nicht tut, bekommt eine leere, überfordernde Oberfläche.

Stärken

• Liste, Board, Zeitleiste und Kalender auf denselben Daten
• Abhängigkeiten, Meilensteine und Unteraufgaben ohne Zusatzmodul
• Unbegrenzte Regeln und Dashboards ab Starter, Portfolios und Kapazität ab Advanced
• Unbegrenzt viele kostenlose Gäste für Kunden und Freelancer

Schwächen

• Kostenloser Plan seit der letzten Umstellung nur noch für 2 Nutzer
• Advanced kostet mehr als das Doppelte von Starter, Ablauf-Editor und Portfolios sitzen dort
• Einrichtung und Konventionen brauchen einen Verantwortlichen im Team
• EU-Datenresidenz nur als Enterprise-Option

ModellPro Nutzer

Free-Planbis 2 Nutzer

Best fürStruktur und Reporting

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02 · Kanban-Board für den schnellen Einstieg

Trello

kostenlos bis 10 Boards · Standard ab 5 US-Dollar / Nutzer und Monat

8.2

Score

Trello gehört seit 2017 zu Atlassian und ist das Kanban-Board schlechthin: Listen von links nach rechts, Karten darin, und jede Karte trägt Checklisten, Fristen, Labels und Anhänge. Wer einmal Haftnotizen an eine Wand geklebt hat, versteht die Oberfläche ohne Anleitung. Über Power-Ups lassen sich Kalender, Zeitleiste, Custom Fields oder externe Dienste an ein Board hängen, seit 2025 gehören auch der Posteingang und der Planner für die persönliche Wochenplanung dazu. Was fehlt, ist die Ebene über dem einzelnen Board: keine Portfolios, keine echten Abhängigkeiten, kein boardübergreifendes Reporting, es sei denn, Sie bauen es über Power-Ups nach.

Stärken

• Einstieg in Minuten, keine Schulung nötig
• Großzügiger Free-Plan mit unbegrenzten Karten und Power-Ups
• Standard für 5 US-Dollar je Nutzer ist einer der günstigsten Tarife am Markt
• Trello Automation mit Regeln, Buttons und Terminbefehlen in allen Plänen

Schwächen

• Keine nativen Abhängigkeiten zwischen Karten
• Zeitleiste, Kalender und Dashboard-Ansicht erst ab Premium (10 US-Dollar)
• Free-Plan endet beim zehnten Board oder zehnten Mitglied je Workspace
• Ein großes Board wird unübersichtlich, Struktur muss man selbst erfinden

ModellPro Nutzer

Free-Plan10 Boards

Best fürKleine Teams, einfache Abläufe

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Vergleichstabelle: Trello vs Asana

Alle Preise sind Listenpreise je Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, Stand September 2026, laut Anbieter. Trello weist seine Preise auch auf der deutschen Preisseite in US-Dollar aus, monatliche Zahlung kostet 6 beziehungsweise 12,50 US-Dollar. Asana verlangt bei monatlicher Zahlung 13,49 € (Starter) und 30,49 € (Advanced).

Empfehlung nach Use-Case

Asana und Trello im Detail: der Ratgeber für kleine Teams

Was ist der Unterschied zwischen Trello und Asana?

Der Unterschied liegt nicht in einzelnen Funktionen, sondern im Denkmodell. Trello denkt in Boards: Ein Board ist ein Arbeitsbereich mit Listen und Karten, und alles, was Sie organisieren wollen, muss darauf passen. Asana denkt in Aufgaben, die in Projekten stecken, die wiederum Teams gehören. In der englischen Oberfläche heißen die Einheiten deshalb Tasks und Projects, bei Trello Cards und Boards, und eine Task kann bei Asana in mehreren Projekten gleichzeitig liegen. Ein Kanban-Board ist dort nur eine von mehreren Ansichten auf dieselben Daten, bei Trello ist es die Anwendung selbst. Im englischen Sprachraum laufen beide Tools unter project management tool, Asana selbst spricht lieber von work management, und Trello bezeichnet sich bewusst als Werkzeug für einfache Zusammenarbeit.

Für die Entscheidung heißt das: Fragen Sie nicht, welche Software mehr Feature-Häkchen hat, sondern wie Ihre Arbeit aussieht. Wenn Ihr Team einen Ablauf hat, der sich als Spalten beschreiben lässt (Anfrage, Angebot, in Arbeit, Freigabe, erledigt), ist Trello die natürlichere Wahl. Wenn Ihre Arbeit aus komplexen Projekten besteht, in denen Schritt C erst starten kann, wenn A und B fertig sind, und Sie wissen wollen, wer in Kalenderwoche 42 überlastet ist, dann bildet Asana das ab und Trello nicht.

Preise (Pricing) im Detail: Was kosten Trello und Asana 2026?

Beide Anbieter rechnen je Nutzer und Monat ab, beide sind im Jahresabo günstiger, und beide haben einen kostenlosen Plan. Die Tabelle zeigt die Stufen nebeneinander (Stand September 2026, laut Anbieter). Beachten Sie, dass Trello in US-Dollar abrechnet und Asana in Euro.

Rechnen Sie das für ein Team mit acht Personen durch. Trello Standard kostet 40 US-Dollar im Monat, Premium mit Zeitleiste und Dashboard 80 US-Dollar. Asana Starter liegt bei rund 88 €, Advanced bei rund 200 € im Monat. Lizenzen werden dort zudem in festen Paketgrößen verkauft, prüfen Sie beim Kauf, ob Sie für sieben Personen zehn Plätze bezahlen. Ist der höhere Preis gerechtfertigt? Für ein Team, das nur ein Board braucht, nein. Für ein Team, das Zeitleiste, Abhängigkeiten und Reporting nutzt, vergleicht sich Asana Starter mit Trello Premium, und dann liegt der Abstand nur noch bei rund einem Euro je Nutzer. Ab Advanced wird es spürbar teurer, dafür gibt es Funktionen, die Trello in keiner Stufe hat.

Kostenlose Pläne: Trello Free gegen Asana Personal

Hier hat sich 2025 etwas verschoben, das viele ältere Vergleiche noch falsch wiedergeben. Asana Personal war lange für bis zu 15 und später 10 Nutzer kostenlos. Laut aktueller Preisseite gilt der kostenlose Plan nur noch für 2 Nutzer. Damit ist er ein Plan für Solo-Selbstständige und Zweierteams, nicht mehr für eine kleine Abteilung. Enthalten sind unbegrenzte Aufgaben und Projekte, die Ansichten Liste, Board und Kalender, Dateien bis 100 MB und über 100 Integrationen. Zeitleiste, Dashboards und Formulare fehlen.

Trello Free erlaubt bis zu 10 Mitglieder und 10 Boards je Workspace, dafür unbegrenzt viele Karten, unbegrenzte Power-Ups je Board und 250 automatische Befehle im Monat. Dateien sind auf 10 MB begrenzt. Für ein Team mit sechs Leuten und drei laufenden Projekten ist das ein vollwertiger Arbeitsplatz ohne Ablaufdatum. In Kundenprojekten sehen wir Handwerksbetriebe und kleine Studios, die Jahre auf diesem Plan bleiben. Das Limit von zehn erreicht man allerdings schneller als gedacht, sobald jedes Kundenprojekt sein eigenes Board bekommt. Dann sind 5 US-Dollar je Nutzer für Standard fällig, und das ist noch immer die günstigste Stufe in diesem Vergleich.

Ansichten: Board, Liste, Zeitleiste und Kalender

Trello ist ein Kanban board und will nichts anderes sein. Listen als Spalten, Karten als Aufgaben, und der Fortschritt ist die Position der Karte. Die Zeitleiste, den Kalender, die Tabelle und die Karte gibt es erst ab Premium als zusätzliche Ansichten, und sie wirken bis heute wie Aufsätze auf dem Board statt wie gleichwertige Perspektiven. Der neue Posteingang sammelt Ideen aus E-Mail, Slack und Teams, der Planner legt Karten neben den Kalender, beides ist für die persönliche Wochenplanung gedacht, nicht für die Projektsteuerung.

Asana zeigt jede Aufgabe wahlweise als Liste, Board, Zeitleiste, Kalender oder Gantt-Diagramm, und der Wechsel kostet einen Klick. Eine Aufgabe kann zudem in mehreren Projekten gleichzeitig stecken, etwa im Kundenprojekt und im Redaktionsplan. Für eine Content-Redaktion, die Themen nach Kanal, nach Woche und nach Verantwortlichem sehen will, ist das der entscheidende Vorteil, und deshalb nutzen wir die Plattform auch für die Content-Planung unserer Kunden. Ein Team, das nur wissen will, ob eine Karte links oder rechts hängt, braucht diese Vielfalt nicht.

Abhängigkeiten, Kapazität und komplexe Projekte

Das ist die Stelle, an der der Vergleich entschieden wird. Asana kennt Abhängigkeiten zwischen Aufgaben in allen Plänen: Aufgabe B wartet auf Aufgabe A, verschiebt sich A, kommt bei B eine Warnung. Meilensteine, Unteraufgaben mit eigenen Verantwortlichen und benutzerdefinierte Felder kommen dazu. Ab Advanced sehen Sie in der Kapazitätsansicht, wie viele Aufgaben oder Stunden je Person in einer Woche anliegen, und in Portfolios, wie alle Projekte eines Kunden oder einer Abteilung stehen. Ziele verbinden die Projekte mit Quartalszielen.

Trello kann große Projekte handhaben, solange Sie sie in Teilprojekte zerlegen, je Board eines, und die Verbindung im Kopf behalten. Native Abhängigkeiten gibt es nicht, Power-Ups wie Hello Epics oder Planyway rüsten sie nach, aber jedes Power-Up ist ein weiterer Anbieter mit eigenem Preis und eigener Datenverarbeitung. Wer Kapazität boardübergreifend sehen will, exportiert nach Tabellen oder greift zu Jira. Ehrlich gesagt ist das kein Mangel, sondern die Positionierung von Atlassian: Trello für einfache Zusammenarbeit, Jira für alles, was Struktur braucht. Für ein Marketing-Team, das Kampagnen mit zwanzig aufeinander aufbauenden Schritten plant, ist Asana schlicht das passendere Werkzeug.

Automatisierung und Workflows: Trello Automation gegen Asana-Regeln

Trello Automation, früher als Butler bekannt, ist eines der besten Argumente für das Board. Regeln (wenn eine Karte in Liste X wandert, dann Mitglied zuweisen und Frist setzen), Karten-Buttons, Board-Buttons und Terminbefehle (jeden Montag Karte anlegen) lassen sich in Klartext zusammenklicken und laufen in allen Plänen. Die Grenze liegt in der Zahl der Ausführungen: 250 im Monat im Free-Plan, 1.000 in Standard, unbegrenzt in Premium. Ein aktives Team mit fünf Regeln reißt 250 Läufe in zwei Wochen.

Die Automatisierung von Asana heißt Regeln und startet mit vorgefertigten Bausteinen im Personal-Plan, ab Starter sind Regeln unbegrenzt und frei konfigurierbar: Auslöser, Bedingungen, mehrere Aktionen, Verzweigungen. Der Workflow Builder in Advanced setzt darauf auf und zeigt den gesamten Ablauf eines Projekts als Diagramm, von der Aufnahme über Formulare bis zur Freigabe. Formulare legen Anfragen direkt als Aufgabe im richtigen Projekt an, etwa Content-Wünsche aus dem Vertrieb. Wer Workflows über mehrere Abteilungen hinweg abbilden will, hat hier mehr in der Hand. Wer nur Karten automatisch verschieben und zuweisen will, ist mit Trello Automation ausreichend bedient, sofern die Ausführungen reichen.

Reporting, Dashboards und Vorlagen

Beim Reporting liegen die beiden weit auseinander. Asana bietet ab Starter Dashboards mit Diagrammen über Aufgaben nach Status, Verantwortlichem, Feld oder Zeitraum, und zwar über beliebig viele Projekte hinweg. Ab Advanced kommen Portfolio-Status, Kapazität und Zielverfolgung dazu. Trello hat die Dashboard-Ansicht ab Premium, aber je Board: Karten je Liste, je Mitglied, je Label, je Fälligkeit. Wer boardübergreifend berichten will, braucht ein Power-Up oder den Export.

Bei Vorlagen ist Trello großzügiger: Board-Vorlagen aus der Community stehen in allen Plänen bereit, vom Redaktionskalender bis zur Baustellenplanung. Asana liefert Projektvorlagen für Marketing, Vertrieb, IT und Betrieb, eigene Vorlagen mit Regeln und Feldern lassen sich ab Starter speichern. Für ein Team, das denselben Ablauf für jeden Kunden neu aufsetzt, sind eigene Vorlagen der Punkt, an dem die eine Plattform Zeit spart und die andere nur ein Board kopiert.

Integrationen, Smartphone und KI

Beide Systeme hängen sich an Slack, Microsoft Teams, Google Workspace, Outlook, Dropbox und Zapier. Trello arbeitet über Power-Ups je Board, was flexibel ist, aber bedeutet, dass jedes Board einzeln konfiguriert wird. Die enge Verbindung zu Jira und Confluence ist ein Vorteil, wenn Entwicklung und Marketing im selben Haus sitzen. Asana bindet über 100 Anwendungen schon im Personal-Plan an, Salesforce, Tableau und Power BI erst ab Advanced. Wer sein CRM anbinden will, findet in unserem Vergleich der besten CRM-Systeme die Kandidaten, die mit beiden Werkzeugen sauber zusammenarbeiten.

Die Mobile Apps für iOS und Android sind bei beiden ausgereift. Trello ist auf dem Handy schneller und für Handwerker auf der Baustelle die angenehmere Oberfläche: Foto machen, an die Karte hängen, Checkliste abhaken. Asana zeigt auch mobil alle Ansichten, wirkt dadurch aber dichter. Bei KI liefert Asana AI ab Starter Zusammenfassungen, Statusentwürfe und Antworten zu Projektdaten, mit fünf Anfragen je Nutzer im Monat inklusive und dem AI Studio auf Credit-Basis für eigene Automationen. Trello nutzt Atlassian Intelligence ab Premium für Zusammenfassungen und Board-Aufräumen, die KI-Aufgabenerfassung aus E-Mails gibt es ab Standard. Für die Entscheidung zwischen beiden ist KI derzeit kein ausschlaggebendes Kriterium, bei beiden ist sie noch Beiwerk.

DSGVO, Datenschutz und Serverstandort

Asana, Inc. und Atlassian sind US-Unternehmen. Beide stellen einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Standardvertragsklauseln bereit und sind unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Datenresidenz in der EU, also die Speicherung der Inhalte ausschließlich auf europäischen Servern, gibt es bei Asana nur mit Enterprise+, bei Trello nur in den Enterprise-Stufen. Für eine Agentur oder ein Marketing-Team, das Aufgaben und keine Gesundheitsdaten verwaltet, ist das in der Praxis vertretbar, wenn der AV-Vertrag abgeschlossen und die Datenschutzerklärung angepasst ist. Wer strengere Vorgaben hat, etwa aus einem Konzern-Mutterhaus, sollte das vor der Evaluation klären und nicht danach.

Umstieg, Nebeneinander und die Vor- und Nachteile im Überblick

Kann ich sowohl Trello als auch Asana verwenden? Technisch ja, über Zapier oder Unito lassen sich Karten und Aufgaben synchronisieren. Sinnvoll ist es selten, weil zwei Wahrheiten entstehen. Häufiger sehen wir, dass Trello für ein einfaches Kundenportal bleibt und Asana intern die Arbeit steuert. Der Umstieg von Trello zu Asana ist der gängige Weg: Der Importer übernimmt Trello-Boards inklusive Listen, Karten, Checklisten und Mitgliedern, aus Listen werden Abschnitte. Der Rückweg läuft über CSV. Teams, die an Trello gewöhnt sind, brauchen nach dem Wechsel vor allem eine Regel, wer Projekte anlegen darf, sonst wuchert die Projektliste genauso wie vorher der Workspace.

Endstand: Asana 4, Trello 3, drei Kategorien unentschieden. Asana ist die bessere Wahl, sobald Abhängigkeiten, Kapazität und Reporting über mehrere Projekte wichtig werden. Trello ist die bessere Wahl für Teams bis etwa zehn Personen mit einfachen Abläufen, die ihre Aufgaben managen wollen, ohne dafür eine Struktur zu entwerfen. Wer nur eine Woche Zeit hat, um das Team umzustellen, nimmt das Board. Wer in zwei Jahren noch mit demselben System arbeiten will und wächst, nimmt die Plattform. Wie Aufgabenmanagement in einen digitalen Vertriebsprozess greift, damit Angebote nicht auf Karten verhungern, beschreiben wir separat.

Häufige Fragen zu Trello und Asana

Joshua Stark

Geschäftsführer STARK

Joshua leitet bei STARK die SEO- und Performance-Praxis. Über 150 Projekte für Mittelstand, SaaS und E-Commerce seit 2016, organisiert in Asana, Trello und ClickUp, je nachdem, was das Kundenteam schon nutzt.

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