Notion vs Confluence 2026: Welches Wiki-Tool passt zu Ihrem Team?

Wie wir bewerten: Notion oder Confluence?

Wir bewerten beide Werkzeuge aus der Perspektive eines Unternehmens, das ein Firmen-Wiki und Knowledge Management aufbauen will, nicht aus der eines Software-Konzerns mit eigenem Wiki-Administrator. Die Kriterien sind Preis pro Nutzer, Umfang des kostenlosen Plans, Struktur und Suche, Rechteverwaltung, Versionierung, Vorlagen und Onboarding-Dokumentation, KI-Funktionen, Integrationen mit Slack und dem Ticketsystem, Export und Migration sowie DSGVO und EU-Datenresidenz. Preise haben wir am 20. September 2026 auf den offiziellen Preisseiten beider Anbieter geprüft. Die Scores spiegeln unsere Erfahrung aus Kundenprojekten wider, in denen wir Prozesshandbücher, Onboarding-Strecken und Redaktionsrichtlinien in beiden Systemen aufgebaut haben. Was wir nicht liefern: erfundene Messreihen. Wo ein Kriterium für Ihre Entscheidung keine Rolle spielt, sagen wir das.

Notion und Confluence im direkten Vergleich

Testsieger

01 · Flexibler Arbeitsbereich mit Wiki, Datenbanken und Aufgaben

Notion

kostenlos für Einzelpersonen · Plus ab 9,50 € / Mitglied und Monat

8.5

Score

Notion ist ein Arbeitsbereich aus Blöcken: Jede Seite besteht aus Text, Überschriften, Checklisten, eingebetteten Dateien und Datenbanken (englisch: databases), die sich als Tabelle, Board, Kalender oder Galerie anzeigen lassen. Ein Firmen-Wiki, ein Redaktionsplan und eine CRM-Tabelle leben deshalb im selben System und verlinken sich gegenseitig. Teamspaces trennen Abteilungen, Vorlagen aus der Community beschleunigen den Start, und Notion AI beantwortet Fragen zum Inhalt des Workspace. Der Preis dafür ist fehlende Vorgabe: Der Arbeitsbereich ist so offen, dass ohne Konventionen aus zwanzig Seiten in einem Jahr zweihundert werden, von denen niemand weiß, welche noch gilt.

Stärken

• Seiten, Datenbanken und Aufgaben in einem Werkzeug, ohne zweites Programm für Projekte
• Einstieg in Stunden, Vorlagen für Wiki, Onboarding, Meeting-Notizen und OKRs
• Notion AI mit Enterprise Search über Slack und Google Drive ab Business
• Unbegrenzte Gäste ab Plus, Kunden und Freelancer kosten keinen Platz

Schwächen

• Berechtigungen je Seite und Teamspace, aber kein Rechtekonzept, das Administratoren aus Confluence kennen
• Free-Plan begrenzt Blöcke, sobald zwei oder mehr Mitglieder im Workspace sind
• Struktur, Freigabeprozesse und Seitenpflege muss das Team selbst erfinden
• SAML SSO, SCIM, Audit-Log und EU-Datenresidenz nur im Enterprise-Plan

ModellPro Mitglied

Free-PlanEinzelpersonen

Best fürKleine Teams, Startups, Agenturen

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02 · Unternehmens-Wiki mit Seitenbaum und Berechtigungen

Confluence

kostenlos bis 10 Nutzer · Standard ab 5,42 US-Dollar / Nutzer und Monat

8.3

Score

Confluence ist seit 2004 das Wiki von Atlassian und damit das Werkzeug, in dem Software-Teams ihre Dokumentation neben Jira führen. Inhalte liegen in Bereichen (Spaces) mit einem Seitenbaum, jede Seite hat einen Versionsverlauf, Berechtigungen gelten je Bereich und Seite, und Vorlagen für Entscheidungsprotokolle, Anforderungen oder Retrospektiven sind eingebaut. Seit 2024 kommen Whiteboards, Datenbanken und Rovo als KI-Schicht hinzu. Die Kehrseite ist die Herkunft: Confluence ist auf Ordnung ausgelegt, nicht auf Tempo. Wer eine schnelle Notiz will, klickt sich durch Bereich, Elternseite und Editor, und wer kein Ticketsystem im Haus hat, zahlt für eine Integration, die er nicht nutzt.

Stärken

• Bereiche, Seitenbaum, Versionierung und Berechtigungen je Seite ab Standard
• Enge Verbindung zum Ticketsystem: Tickets, Roadmaps und Berichte direkt in Seiten
• Kostenloser Plan für bis zu 10 Nutzer mit 2 GB Speicher ohne Zeitlimit
• EU-Datenresidenz ab Standard, selbst betriebene Variante für strenge Vorgaben

Schwächen

• Editor und Seitenaufbau wirken gegenüber dem Workspace-Konkurrenten schwerfällig
• Free-Plan ohne Berechtigungen und nur 50 Automatisierungsschritte je Abonnement
• Erweiterungen aus dem Atlassian Marketplace kosten je Nutzer extra
• Aufgabenverwaltung nur rudimentär, dafür braucht es ein Ticketsystem oder Trello

ModellPro Nutzer

Free-Planbis 10 Nutzer

Best fürUnternehmen mit Ticketsystem und Compliance

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Vergleichstabelle: Confluence oder Notion?

Alle Preise sind Listenpreise je Nutzer und Monat, Stand September 2026, laut Anbieter. Notion weist auf der deutschen Preisseite Euro-Preise je Mitglied aus und gewährt bei jährlicher Zahlung bis zu 20 Prozent Rabatt gegenüber der monatlichen Abrechnung. Der Hersteller von Confluence rechnet je User und auch auf der deutschen Seite in US-Dollar ab, die genannten Beträge gelten für monatliche Zahlung, im Jahresabo sparen Sie bis zu 17 Prozent.

Empfehlung nach Use-Case

Notion und Confluence im Detail: der Ratgeber für Knowledge Management

Was ist der Unterschied zwischen Notion und Confluence?

Der Unterschied liegt nicht in einzelnen Funktionen, sondern im Denkmodell. Confluence denkt in Bereichen: Jede Abteilung oder jedes Projekt bekommt einen Space, darin liegt ein Seitenbaum, und eine Seite ist ein Dokument mit Historie, Freigabe und Berechtigungen. Notion denkt in Blöcken: Eine Seite kann ein Text, eine Datenbank, eine Aufgabenliste oder alles zugleich sein, und Seiten verschachteln sich beliebig tief. Die englischen Vergleichsseiten fragen nach differences between Confluence and Notion oder which tool is better for your team und beantworten beides meist mit der Formel Wiki gegen Workspace. Das trifft es, und in der Sprache der Anbieter klingt es so: Confluence is a wiki for teams, Notion is a connected workspace. Das eine ist ein Wiki, das Datenbanken dazugelernt hat, das andere ein Arbeitsbereich, der auch als Wiki taugt.

Für die Entscheidung heißt das: Fragen Sie nicht, welches Tool mehr Häkchen in der Feature-Liste hat, sondern wie Ihr Wissen aussieht. Wenn es aus Dokumenten besteht, die geprüft, versioniert und nach Rollen freigegeben werden, etwa Richtlinien, Betriebshandbücher und technische Spezifikationen, dann bildet das Wiki mit Seitenbaum das ab. Wenn Ihr Wissen aus lebenden Listen besteht, etwa Kundenprojekten mit Status, Redaktionsplänen und Onboarding-Checklisten, die jemand täglich anfasst, dann ist der Workspace das natürlichere Werkzeug.

Preise (Pricing) im Detail: Was kosten Notion und Confluence 2026?

Beide Anbieter rechnen je Nutzer und Monat ab, beide haben einen kostenlosen Plan, und beide sind im Jahresabo günstiger. Die Tabelle zeigt die Stufen nebeneinander (Stand September 2026, laut Anbieter). Beachten Sie, dass Notion in Euro und Atlassian in US-Dollar abrechnet.

Rechnen Sie das für ein Team mit 15 Personen durch. Confluence Standard kostet rund 81 US-Dollar im Monat, Premium rund 157 US-Dollar. Notion Plus liegt bei rund 143 €, Business bei rund 293 € im Monat. Auf dem Papier ist das Wiki damit deutlich günstiger. In der Praxis relativiert sich das, weil es keine Aufgabenverwaltung mitbringt: Wer daneben noch das Ticketsystem in der Standard-Stufe bezahlt, landet über dem Preis des Workspace. Umgekehrt bekommen Sie Notion AI erst ab Business im vollen Umfang, während Rovo beim Konkurrenten schon in Standard steckt. Vergleichen Sie also nicht Tarif gegen Tarif, sondern den Gesamtpreis für Wiki plus Projekte.

Kostenlose Pläne: Notion Free gegen Confluence Free

Hier lohnt ein genauer Blick, weil beide Free-Pläne an unterschiedlichen Stellen enden. Notion Free ist für Einzelpersonen unbegrenzt, Plus positioniert der Anbieter selbst als Plan for small teams and professionals. Im Free-Plan gibt es beliebig viele Seiten und Blöcke, 5 MB je Datei, 7 Tage Seitenverlauf, bis zu 10 Gäste. Sobald ein zweites Mitglied im Workspace ist, gilt ein Blocklimit, und ein Team mit fünf Leuten stößt in wenigen Wochen daran. Der kostenlose Plan ist damit ein Plan für Solo-Selbstständige und zum Ausprobieren, nicht für eine Abteilung.

Confluence Free erlaubt bis zu 10 Nutzer mit 2 GB Speicher, unbegrenzt vielen Seiten, Vorlagen und Datenbanken, ohne Ablaufdatum. Was fehlt, ist entscheidend: Berechtigungen für Bereiche und Seiten gibt es nicht, jeder im Workspace sieht alles, und die Automatisierung ist auf 50 Schritte je Abonnement und Monat begrenzt. Für ein kleines Entwicklerteam, das ohnehin alles teilt und schnell loslegen will (to get started, wie es auf der Preisseite heißt), ist das ein vollwertiges Wiki. Für eine Geschäftsführung, die Gehaltsbänder neben dem Onboarding ablegen will, nicht. In Kundenprojekten sehen wir beide Free-Pläne als Testphase, nach drei Monaten ist bei Teams ab fünf Personen Plus oder Standard fällig.

Struktur, Suche und Rechteverwaltung

Das ist die Stelle, an der Confluence seinen Ruf verdient. Bereiche trennen Abteilungen und Projekte, der Seitenbaum zeigt jederzeit, wo ein Dokument hängt, und Berechtigungen lassen sich je Bereich und Seite für einzelne Nutzer, Gruppen oder anonyme Besucher vergeben, ab Standard auch mit Berechtigungsprüfung durch Administratoren. Jede Seite trägt eine vollständige Historie mit Vergleich zwischen Versionen. Für ein Unternehmen, in dem der Betriebsrat, die IT und der Vertrieb unterschiedliche Sichten brauchen, ist das der Standard, an dem sich andere Tools messen lassen.

Der Workspace hat aufgeholt, ohne gleichzuziehen. Teamspaces trennen Bereiche, Seiten erben Rechte von der Elternseite, und vier Stufen (Vollzugriff, Bearbeiten, Kommentieren, Ansehen) lassen sich je Seite und Person setzen. Ab Business kommen private Teamspaces und Regeln gegen externes Teilen hinzu, SCIM und Audit-Log erst mit Enterprise. Was fehlt, ist die Sicht des Administrators: Wer darf in diesem Workspace was, über alle Seiten hinweg? Diese Frage beantwortet das Wiki auf einer Seite, im Workspace klickt man sich durch. Bei der Suche liegen beide gleichauf, solange der Inhalt im eigenen System liegt. Notion durchsucht ab Business auch Slack und Google Drive, Rovo durchsucht ab Standard alle Produkte des Herstellers und verbundene Apps, beides unter dem Etikett Enterprise Search.

Onboarding-Dokumentation und Vorlagen

Die häufigste Aufgabe für ein Firmen-Wiki ist in unseren Kundenprojekten nicht die technische Spezifikation, sondern das Onboarding neuer Mitarbeitender: Wer macht was, wo liegt was, wie läuft der erste Monat. Notion ist dafür angenehm, weil eine Onboarding-Seite Checklisten, eingebettete Videos, eine Datenbank mit Ansprechpartnern und Aufgaben mit Fälligkeit auf einer Seite vereint. Vorlagen aus der Community liefern den Rahmen, das Team passt ihn an. Das Wiki bringt eigene Vorlagen für Onboarding, Teamhandbuch und Entscheidungsprotokolle mit, und der Vorteil liegt in der Pflege: Seiteneigentümer, Überprüfungsdatum und Versionierung sorgen dafür, dass die Anleitung in zwei Jahren noch stimmt. Wie Onboarding in eine Recruiting-Strecke greift, beschreiben wir in unseren Recruiting-Strategien.

KI: Notion AI gegen Atlassian Rovo

Beide Anbieter haben 2025 ihre KI von einem Schreibassistenten zu einem Agenten umgebaut. Notion AI fasst Seiten zusammen, schreibt Meeting-Notizen aus dem Gespräch mit, beantwortet Fragen über den Workspace und über verbundene Tools und führt als Agent mehrstufige Aufgaben aus, etwa eine Datenbank aus Notizen befüllen. In Free und Plus gibt es davon eine Testversion, den vollen Umfang bekommen Business und Enterprise, Enterprise zusätzlich ohne Datenspeicherung beim Sprachmodell-Anbieter. Atlassian bündelt Suche, Chat und Agents unter dem Namen Rovo und liefert es ab Confluence Standard mit 25 Credits je Nutzer und Monat, 70 in Premium und 150 in Enterprise. Rovo kennt Tickets, Wiki-Seiten und verbundene Apps und beantwortet Fragen über alle Produkte des Herstellers hinweg. Für die Entscheidung zwischen beiden ist KI derzeit kein ausschlaggebendes Kriterium: Der Workspace hat die reifere Schreib- und Notiz-KI, das Wiki die KI, die auch das Ticket kennt.

Integrationen: Jira, Slack und der Atlassian Marketplace

Die Integration von Jira and Confluence, wie der Hersteller das Paar auf Englisch bewirbt, ist der Punkt, an dem viele Vergleiche enden. Confluence zeigt Tickets, Roadmaps und Berichte als Makro direkt auf der Seite, legt aus einer Anforderung Tickets an und verlinkt beides in beide Richtungen. Wer Software entwickelt oder IT-Service nach ITIL betreibt, spart damit täglich Zeit. Der Atlassian Marketplace liefert mehrere tausend Apps für Diagramme, Freigabeprozesse, Exporte und Compliance, jede kostet je Nutzer extra, und das Budget dafür wird gern unterschätzt. Wer tief in the Atlassian ecosystem steckt, wie es die englischen Vergleiche nennen, bekommt hier mehr für sein Geld als in jedem anderen Wiki. Wie sich das Ticketsystem gegen andere Aufgaben-Tools schlägt, haben wir in Jira gegen Asana und Trello gegen Jira beschrieben.

Notion verbindet sich mit Slack, Google Drive, GitHub, Figma und Zapier und zeigt Tickets über die offizielle Integration als Vorschau an, was für ein Marketing-Team ausreicht, das gelegentlich ein Ticket verlinkt, aber nicht für ein Entwicklerteam, das im Wiki plant. Die offene API und die Automatisierungen in Datenbanken ersetzen for smaller teams einen Teil dessen, was beim Konkurrenten aus dem Marketplace kommt. Beide Systeme hängen sauber an Slack und Microsoft Teams, welches Chat-Werkzeug dazu passt, klären wir in Slack gegen Teams.

Export, Migration und der Umstieg

Wie migriere ich zu Notion? Der Workspace bringt einen Importer für Confluence mit, der Bereiche mit Seiten, Anhängen und Tabellen übernimmt. Makros, Berechtigungen und die Seitenhistorie kommen nicht mit, und wer eine Server-Instanz vor Ort betreibt, exportiert zuerst als HTML oder XML und importiert dann. Der Rückweg läuft über Markdown- oder HTML-Export und den Wiki-Importer für Word und HTML, Datenbanken werden dabei zu Tabellen und verlieren ihre Ansichten. Beide Richtungen sind Arbeit, nicht ein Klick. Planen Sie für ein Wiki mit 500 Seiten eine Woche für Aufräumen, Import und Nacharbeit ein, und nutzen Sie den Umzug, um Seiten zu löschen, die niemand mehr liest.

Kann man both Confluence and Notion zusammen nutzen? Ja, und das ist häufiger, als beide Anbieter zugeben. Typisch ist die Aufteilung: Entwicklung und IT dokumentieren im Wiki neben dem Ticketsystem, Marketing, Vertrieb und Geschäftsführung arbeiten im Workspace. Die Verbindung läuft über Links und die Ticket-Vorschau. Zwei Wikis für dasselbe Wissen empfehlen wir nicht, zwei Wikis für zwei Arten von Wissen funktionieren.

DSGVO, Datenresidenz und eigener Server

Beide Anbieter sind US-Unternehmen. Beide stellen einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Standardvertragsklauseln bereit und sind unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Bei der Datenresidenz, also der Speicherung der Inhalte ausschließlich auf europäischen Servern, liegen die beiden auseinander: Confluence bietet sie ab dem Standard-Plan an, Notion nur im Enterprise-Plan. Wer die Inhalte auf dem eigenen Server haben muss, etwa wegen Branchenvorgaben, findet mit Confluence Data Center ein selbst betriebenes Produkt, der Workspace hat kein Gegenstück. Für eine Agentur oder ein Marketing-Team, das Prozesse und keine Gesundheitsdaten dokumentiert, ist Notion Plus mit AV-Vertrag in der Praxis vertretbar. Wer strengere Vorgaben hat, klärt das vor der Evaluation und nicht danach, und landet dann meist beim Wiki.

Vor- und Nachteile im Überblick: Wer gewinnt?

Endstand nach Kategorien: Confluence 6, Notion 3, eine unentschieden. Trotzdem lautet unser Urteil anders, weil die Kategorien nicht gleich wiegen. Notion ist die bessere Wahl für kleine Teams, Startups und Agenturen, die Wiki, Aufgaben und Notizen flexibel verbinden wollen und keinen Administrator haben. Confluence ist die bessere Wahl für Unternehmen mit Jira, klaren Berechtigungen und Compliance-Anforderungen, und dort ist es nicht nur besser, sondern meistens alternativlos. Wer ein Team von acht Leuten hat und heute anfangen will, nimmt den Workspace. Wer 80 Leute, eine IT-Abteilung und einen Datenschutzbeauftragten hat, nimmt das Wiki. Wer den Workspace vor allem als Aufgaben-Tool prüft, findet den Vergleich mit ClickUp hilfreicher, und wer die Grundsatzfrage nach der Office-Plattform noch offen hat, liest zuerst Google Workspace gegen Microsoft 365.

Häufige Fragen zu Notion und Confluence

Joshua Stark

Geschäftsführer STARK

Joshua leitet bei STARK die SEO- und Performance-Praxis. Über 150 Projekte für Mittelstand, SaaS und E-Commerce seit 2016, dokumentiert in Notion und Confluence, je nachdem, welches Wiki das Kundenteam schon nutzt.

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