Die Kurzfassung für Eilige
- Gesamt-Verdict: ClickUp gewinnt für Teams, die Projekte mit Fristen, Verantwortlichkeiten, Zeiterfassung und Reporting steuern. Notion gewinnt für Wissensmanagement, Dokumentation und leichte Aufgabenverwaltung. Viele Teams, auch wir, nutzen am Ende beide: ClickUp für die Arbeit, Notion oder ein Wiki für das Wissen darüber.
- Preise: ClickUp Free Forever kostenlos für unbegrenzt viele Nutzer, Unlimited ab 7 US-Dollar, Business ab 12 US-Dollar je Nutzer und Monat im Jahresabo. Notion Free kostenlos für Einzelpersonen, Plus ab 9,50 €, Business ab 19,50 € je Nutzer und Monat im Jahresabo (Stand September 2026, laut Anbieter).
- KI-Kosten: ClickUp Brain ist ein Zusatz für 9 US-Dollar je Nutzer und Monat, Notion AI steckt seit 2025 im Business-Plan. Ein Team, das KI will, zahlt bei ClickUp also Unlimited plus Brain, bei Notion den Sprung von Plus auf Business.
- Einstieg: Notion ist am ersten Tag angenehmer, weil eine leere Seite nicht überfordert. ClickUp verlangt eine Entscheidung über Spaces, Ordner und Listen, bevor die erste Aufgabe sinnvoll liegt. Dafür ist der Ausbau bei Notion die Arbeit, bei ClickUp ist er eingebaut.
- Kostenfalle: Notion Free ist für Teams ab 2 Mitgliedern in der Zahl der Blöcke begrenzt, ein kleines Team landet schnell bei Plus. Bei ClickUp lockt der Free-Plan mit unbegrenzten Nutzern, aber 60 MB Speicher und 100 Automationsläufe im Monat sind für ein Team nach zwei Wochen aufgebraucht.
Wie wir bewerten: ClickUp oder Notion?
Wir bewerten beide Anwendungen aus der Perspektive eines kleinen Teams oder einer Agentur mit 3 bis 25 Personen, die Kundenprojekte, Redaktionspläne und interne Abläufe organisieren und dabei ihr Wissen an einem Ort halten will. Die Kriterien sind Preis pro Nutzer, Umfang des kostenlosen Plans, Aufgaben- und Projektsteuerung, Dokumente und Wissensdatenbank, KI-Funktionen und ihre Kosten, Automatisierung, Reporting, Lernkurve, Performance, Integrationen und Datenschutz. Preise haben wir am 20. September 2026 auf den offiziellen Preisseiten beider Anbieter geprüft. Beide treten in der Kategorie Project Management Software an, und die meisten Vergleiche dazu sind englisch: Suchanfragen wie clickup and notion oder notion and clickup führen fast nur auf US-Seiten mit Dollar-Preisen. Dieser Artikel bewertet bewusst aus deutscher Sicht, mit Euro, Umsatzsteuer und DSGVO. Die Scores spiegeln unsere Erfahrung wider: Wir steuern unsere eigene Kundenarbeit bei STARK in ClickUp und haben in Kundenprojekten Wikis, Redaktionspläne und CRM-Ersatzlösungen in Notion aufgebaut. Was wir nicht liefern: erfundene Messreihen oder Testtabellen mit Fantasiezahlen. Wo ein Kriterium für Ihre Entscheidung keine Rolle spielt, sagen wir das.
ClickUp vs Notion im direkten Vergleich

ClickUp
ClickUp aus San Diego nennt sich selbst die App für alles, was Arbeit ist, und die Ansage ist ernst gemeint: Aufgaben in Listen, Boards, Gantt-Diagrammen, Kalendern und Tabellen, dazu Zeiterfassung, Ziele, Dashboards, Formulare, ClickUp Docs, Whiteboards, ein Chat und mit ClickUp Brain eine KI, die über allem liegt. Die Struktur ist eine feste Hierarchie aus Workspace, Spaces, Ordnern, Listen und Aufgaben, jede Aufgabe kann Unteraufgaben, Abhängigkeiten, benutzerdefinierte Felder und mehrere Verantwortliche tragen. Der Preis für diese Fülle ist Überfrachtung: Wer die Einstellungen nicht bewusst beschneidet, bekommt eine Oberfläche, in der Neulinge nach dem Button suchen, statt die Aufgabe zu erledigen. Wir nutzen die Plattform intern seit Jahren und haben mehr Funktionen abgeschaltet als eingeschaltet.
Stärken
- Liste, Board, Gantt, Kalender, Tabelle und Workload auf denselben Aufgaben
- Abhängigkeiten, Meilensteine, Zeiterfassung und Ziele ohne Zusatzmodul
- Free Forever mit unbegrenzten Nutzern und Aufgaben, Unlimited ab 7 US-Dollar
- Docs, Whiteboards und Chat hängen direkt an der Aufgabe, nicht daneben
Schwächen
- Überfrachtung: hunderte Einstellungen, die jemand kuratieren muss
- Brain kostet 9 US-Dollar je Nutzer extra, Everything AI 28 US-Dollar
- Docs sind als Wiki brauchbar, aber weniger flexibel als Notion-Seiten
- Free-Plan mit nur 60 MB Speicher und 100 Automationsläufen im Monat

Notion
Notion aus San Francisco hat mit dem Baukasten aus Blöcken, Seiten und Datenbanken eine eigene Kategorie geschaffen. Alles ist eine Seite, jede Seite kann Text, Tabellen, Einbettungen und weitere Seiten enthalten, und eine Datenbank lässt sich als Tabelle, Board, Zeitleiste, Kalender, Galerie oder Liste anzeigen. Relationen, Rollups und Formeln verbinden Datenbanken miteinander, so entstehen Redaktionspläne, CRM-Ersatz, Onboarding-Handbücher und Projektübersichten aus denselben Bausteinen. Seit 2025 gehören Notion AI, Notion Calendar und Notion Mail zur Familie, und Notion Agents erledigen Aufgaben über mehrere Seiten hinweg. Was fehlt, ist harte Projektsteuerung: keine Zeiterfassung, keine Auslastungsansicht, kein Gantt-Diagramm mit kritischem Pfad, und alles, was ClickUp fertig mitbringt, müssen Sie in Notion selbst aus Datenbanken bauen.
Stärken
- Beste Umgebung für Wissen, Dokumentation und Handbücher im Vergleich
- Datenbanken mit Relationen, Rollups und Formeln sind extrem flexibel
- Notion AI im Business-Plan enthalten, kein Zusatzabo nötig
- Einstieg über Vorlagen in Minuten, eine leere Seite überfordert niemanden
Schwächen
- Keine Zeiterfassung, keine Kapazitätsplanung, kein Projekt-Reporting ab Werk
- Free-Plan für Teams ab 2 Mitgliedern in der Blockzahl begrenzt
- Jede Struktur muss jemand bauen und pflegen, sonst zerfasert der Workspace
- Große Datenbanken und verschachtelte Relationen werden träge
Lieber mit jemandem sprechen, der beide Systeme im Alltag nutzt?
Wir steuern unsere eigene Kundenarbeit in ClickUp und haben Wikis, Redaktionspläne und Onboarding-Handbücher in Notion aufgebaut. Sagen Sie uns, wie Ihr Team arbeitet und wo das Wissen heute liegt, und wir sagen Ihnen, welches System passt oder ob es beide braucht.
Vergleichstabelle: Notion vs ClickUp
| Kriterium | ClickUp | Notion |
|---|---|---|
| Anbieter | ClickUp (Mango Technologies), San Diego | Notion Labs, San Francisco |
| Kategorie | Project Management und Work Management, alles in einer App | Wiki, Docs und Datenbanken, Knowledge Management mit Aufgaben |
| Preismodell | Pro Nutzer und Monat, drei Tarife plus Enterprise, KI als Zusatz | Pro Nutzer und Monat, drei Tarife plus Enterprise, KI ab Business enthalten |
| Einstiegspreis (Stand 09/2026) | 0 $ (Free Forever), Unlimited ab 7 US-Dollar im Jahresabo | 0 € (Free), Plus ab 9,50 € im Jahresabo |
| Kostenloser Plan | Unbegrenzte Nutzer und Aufgaben, 60 MB Speicher, 5 aktive Automationen mit 100 Läufen, 1 Wiki, 3 Whiteboards | Unbegrenzte Blöcke für Einzelpersonen, begrenzt ab 2 Mitgliedern, 5 MB je Datei, 10 Gäste, 7 Tage Seitenverlauf |
| Ansichten | Liste, Board, Gantt, Kalender, Zeitleiste, Tabelle, Workload, Mindmap, Whiteboard, Formular | Tabelle, Board, Zeitleiste, Kalender, Galerie, Liste je Datenbank |
| Abhängigkeiten, Meilensteine, Zeiterfassung | Ja, nativ; Zeiterfassung eingebaut, Zeitblätter ab Business | Abhängigkeiten in der Zeitleiste, keine Meilensteine, keine Zeiterfassung |
| Dokumente und Wiki | ClickUp Docs mit Wiki-Kennzeichnung, verknüpft mit Aufgaben | Kern des Produkts: Seiten, Unterseiten, Vorlagen, Datenbanken in Seiten |
| KI | ClickUp Brain 9 US-Dollar je Nutzer und Monat, Everything AI 28 US-Dollar | Notion AI mit Agents, Smart Notes und Enterprise Search ab Business enthalten; eigene Agents über Guthaben |
| Automatisierung | Regeln in allen Plänen, 100 Läufe (Free), mehr ab Unlimited, bis 5.000 im Monat ab Business, 250.000 in Enterprise | Datenbank-Automationen ab Plus, einfache Auslöser und Aktionen, keine Ausführungsgrenzen ausgewiesen |
| Reporting | Dashboards mit Widgets, erweiterte Dashboards ab Business, Ziele, Workload | Diagramme auf Datenbanken (unbegrenzt ab Plus), kein Projekt- oder Kapazitätsreporting |
| Integrationen | Über 1.000 nativ und per Zapier, Slack, Microsoft Teams, Google Calendar, GitHub, Zoom | Slack, Microsoft Teams, Google Drive, GitHub, Jira, Zapier, Make, offene API |
| DSGVO und Serverstandort | US-Unternehmen, AV-Vertrag, EU-Datenhosting als Enterprise-Option | US-Unternehmen, AV-Vertrag, EU-Datenresidenz als Enterprise-Option |
| Zielgruppe | Teams, die Projekte mit Fristen, Verantwortlichkeiten und Reporting steuern | Teams, die Wissen, Dokumentation und leichte Aufgabenverwaltung an einem Ort wollen |
Alle Preise sind Listenpreise je Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, Stand September 2026, laut Anbieter. Die Seite ClickUp Pricing weist die Tarife in US-Dollar aus, monatliche Zahlung kostet 10 beziehungsweise 19 US-Dollar. Notion rechnet auf der deutschen Preisseite in Euro ab, bei monatlicher Zahlung liegen Plus und Business etwas höher.
Empfehlung nach Use-Case
ClickUp
Das Werkzeug, sobald Aufgaben aufeinander warten, Stunden erfasst und Kunden Berichte bekommen. Unlimited für 7 US-Dollar je Nutzer deckt Gantt, Zeiterfassung, Formulare und unbegrenzten Speicher ab, Business bringt Workload, Zeitblätter und erweiterte Dashboards. So steuern wir als Agentur unsere Kundenprojekte.
Notion
Die Plattform für Teams, deren größtes Problem nicht die Aufgabenliste ist, sondern die Frage, wo das Wissen liegt: Onboarding, Prozessbeschreibungen, Meeting-Notizen, Kundenakten. Plus für 9,50 € reicht für ein Wiki mit Aufgaben-Datenbank, Business für 19,50 € bringt Notion AI und private Teamspaces.
ClickUp für die Arbeit, ein Wiki für das Wissen
Die Aufgaben leben in ClickUp, die Anleitungen dazu in einem Wiki, verlinkt über die Aufgabenbeschreibung. Ob das Wiki Notion, Confluence oder ClickUp Docs heißt, entscheidet der Wissensstand des Teams, nicht die Funktionsliste. Unser Playbook beschreibt, wie wir Prozesse dokumentieren, bevor sie in eine Software wandern.
ClickUp und Notion im Detail: der Ratgeber für kleine Teams und Agenturen
Was sind die Hauptunterschiede zwischen ClickUp und Notion?
Der Unterschied liegt im Denkmodell, nicht in einzelnen Häkchen. ClickUp denkt in Aufgaben: Eine Aufgabe hat einen Status, einen Verantwortlichen, eine Frist, eine Priorität und liegt in einer Liste, die in einem Ordner in einem Space liegt. Alles andere, Docs, Whiteboards, Chat, Dashboards, hängt an dieser Aufgabe oder daneben. Notion denkt in Seiten: Eine Seite enthält Blöcke, ein Block kann eine Datenbank sein, eine Datenbank enthält wieder Seiten, und ob eine Zeile darin eine Aufgabe, ein Kunde oder ein Artikel ist, entscheiden Sie über die Eigenschaften. In englischen Foren fällt dazu meist ein Satz wie: ClickUp is a project management tool that also has docs, Notion is a knowledge base that also has tasks. Die Vereinfachung ist grob, trifft aber den Kern.
Für die Entscheidung heißt das: Fragen Sie nicht, welches Tool mehr kann, sondern was in Ihrem Alltag den Takt vorgibt. Wenn morgens die Frage lautet, wer heute welche Aufgabe bis wann erledigt und wie viele Stunden auf das Kundenbudget gehen, ist ClickUp die natürlichere Wahl. Wenn die Frage lautet, wo die aktuelle Version der Prozessbeschreibung liegt und was beim letzten Kundengespräch besprochen wurde, ist Notion der Ort dafür. Beide Anbieter erzählen, dass sie beides können, und beide haben in den letzten Jahren am jeweils anderen Ende nachgerüstet. Die Schwerpunkte haben sich dabei nicht verschoben.
Preise (Pricing) im Detail: Was kosten ClickUp und Notion 2026?
Beide Anbieter rechnen je Nutzer und Monat ab, beide sind im Jahresabo günstiger, beide haben einen kostenlosen Plan. Der wichtigste Unterschied steckt bei der KI: ClickUp verkauft seine KI als Zusatz, Notion hat Notion AI im Business-Plan gebündelt. Die Tabelle zeigt die Stufen nebeneinander (Stand September 2026, laut Anbieter). ClickUp rechnet in US-Dollar, Notion auf der deutschen Preisseite in Euro.
| ClickUp (je Nutzer, Jahresabo) | Preis | Notion (je Nutzer, Jahresabo) | Preis |
|---|---|---|---|
| Free Forever: unbegrenzte Nutzer und Aufgaben, 60 MB Speicher, 5 Automationen mit 100 Läufen, 1 Wiki, 3 Whiteboards | 0 $ | Free: unbegrenzte Blöcke für Einzelpersonen, begrenzt ab 2 Mitgliedern, 5 MB je Datei, 10 Gäste, 7 Tage Verlauf, KI als Testzugang | 0 € |
| Unlimited: unbegrenzter Speicher, Spaces, Formulare, Integrationen, Gantt, Zeiterfassung, mehr Automationsläufe | 7 $ | Plus: unbegrenzte Uploads, 30 Tage Verlauf, Formulare und Websites, unbegrenzte Diagramme, Premium-Verbindungen | 9,50 € |
| Business: erweiterte Dashboards, Workload, Zeitblätter, unbegrenzter Nachrichtenverlauf, bis 5.000 Automationsläufe im Monat | 12 $ | Business: Notion AI mit Agents, Smart Notes und Enterprise Search, SAML SSO, private Teamspaces, feine Datenbankrechte | 19,50 € |
| Enterprise: 250.000 Automationsläufe, eigene Rollen, SAML SSO, Audit-Logs, EU-Hosting | auf Anfrage | Enterprise: SCIM, Audit-Logs, DLP- und SIEM-Anbindung, keine Datenspeicherung bei LLM-Anbietern, EU-Datenresidenz | auf Anfrage |
| Brain AI (Zusatz): KI-Assistent und Brain Agent unbegrenzt | + 9 $ | Notion AI: ab Business enthalten; personalisierte Agents über Notion-Guthaben | 10 $ je 1.000 Credits |
| Everything AI (Zusatz): Antworten im Kontext, AI Notetaker, Bildgenerierung, KI-Automationen | + 28 $ |
Rechnen Sie das für ein Team mit acht Personen durch. ClickUp Unlimited kostet 56 US-Dollar im Monat, Business 96 US-Dollar, und wer die KI für alle will, legt weitere 72 US-Dollar drauf. Notion Plus liegt bei 76 €, Business mit Notion AI bei 156 €. Ist ClickUp günstiger als Notion? Ohne KI ja, in jeder Stufe. Mit KI liegen ClickUp Business plus Brain (168 US-Dollar) und Notion Business (156 €) nahe beieinander, und dann entscheidet nicht der Preis, sondern was das Team mit der KI anfangen will. Beachten Sie bei ClickUp die Wechselkurs- und Umsatzsteuerfrage, weil in US-Dollar abgerechnet wird, und bei Notion, dass Gäste über zehn hinaus als Mitglieder gezählt werden können.
Kostenlose Pläne: ClickUp Free Forever gegen Notion Free
ClickUp Free Forever ist auf dem Papier der großzügigere Plan: unbegrenzt viele Nutzer, unbegrenzte Aufgaben, die meisten Ansichten, Zeiterfassung, Sprints und Kanban-Boards. Die Grenzen sitzen woanders: 60 MB Speicher für den gesamten Workspace, 5 aktive Automationsregeln mit 100 Ausführungen im Monat, ein einziges Wiki und drei Whiteboards. Ein Team, das Dateien an Aufgaben hängt, stößt in der ersten Woche an die Speichergrenze. Für eine Einzelperson oder ein Zweierteam mit reinen Text-Aufgaben ist der Plan dagegen ein vollwertiger Arbeitsplatz ohne Ablaufdatum.
Notion Free richtet sich an Einzelpersonen. Für sie sind Blöcke unbegrenzt, Dateien bis 5 MB, bis zu 10 Gäste und 7 Tage Seitenverlauf. Sobald ein zweites Mitglied im Workspace ist, gilt eine Blockgrenze, die Notion als Testphase versteht. Ein Notion Workspace mit drei Leuten, die gemeinsam ein Wiki pflegen, braucht also Plus. Das ist ehrlicher als es klingt: 9,50 € je Nutzer für ein Wiki mit Datenbanken, Formularen und unbegrenzten Uploads ist wenig Geld, und in Kundenprojekten sehen wir Solo-Selbstständige, die Jahre auf dem kostenlosen Plan bleiben, weil sie Kunden nur als Gäste einladen. Wer kostenlos mit einem Team arbeiten will, ist bei ClickUp besser aufgehoben, wer allein arbeitet, bei beiden.
Aufgaben- und Projektmanagement (Project Management): Ansichten, Gantt, Abhängigkeiten, Zeiterfassung
Das ist die Stelle, an der ClickUp den Vergleich entscheidet. Eine Aufgabe lässt sich als Liste, Board, Gantt-Diagramm, Kalender, Zeitleiste, Tabelle oder in der Workload-Ansicht zeigen, ohne dass Daten doppelt gepflegt werden. Abhängigkeiten kennt die Plattform in drei Formen (wartet auf, blockiert, verknüpft), Meilensteine und Sprints sind eingebaut, die Zeiterfassung läuft direkt in der Aufgabe, ab Business kommen Zeitblätter und abrechenbare Stunden hinzu. Wer ein Kundenprojekt mit zwanzig aufeinander aufbauenden Schritten plant, sieht im Gantt, was sich verschiebt, wenn die Freigabe eine Woche später kommt. Genau das brauchen wir für Relaunches und Kampagnen, und genau das ist der Grund, warum unsere Kundenarbeit in ClickUp liegt.
Notion kann Projektmanagement, aber als Bauwerk aus Datenbanken. Die Zeitleisten-Ansicht kennt Start- und Enddatum und seit 2022 Abhängigkeiten zwischen Einträgen, Unteraufgaben gibt es als Unterelemente. Ein Gantt-Diagramm mit kritischem Pfad, eine Auslastungsansicht je Person oder eine Zeiterfassung gibt es nicht, dafür braucht es Formeln, externe Tools oder Disziplin. Für einen Redaktionsplan mit Status, Kanal, Autor und Veröffentlichungsdatum reicht das vollkommen, und für die Content-Planung vieler Kunden ist eine Notion-Datenbank sogar die bessere Lösung, weil Text und Planung an einem Ort liegen. Für ein Projekt, in dem Schritt C erst starten kann, wenn A und B fertig sind, und jemand wissen will, wer in Kalenderwoche 42 noch Luft hat, ist Notion das falsche Werkzeug. Kann Notion ein Projektmanagement-Tool ersetzen? Für leichte Projektsteuerung mit wenigen Beteiligten ja, für Projekte mit Fristen, Stunden und Reporting nein.
Wissen und Dokumentation: Notion-Seiten gegen ClickUp Docs
Hier dreht sich das Bild. Notion ist als Wiki gebaut: Seiten in Seiten, ein Inhaltsverzeichnis, Verlinkungen zwischen Seiten, synchronisierte Blöcke, Vorlagen für alles vom Onboarding bis zur Kundenakte, und Datenbanken mitten im Text. Ein Prozesshandbuch, das Schritt für Schritt erklärt, wie ein Kundenprojekt bei Ihnen läuft, mit eingebetteter Checkliste und verknüpfter Kundendatenbank, ist in Notion in einer Stunde gebaut und sieht gut aus. Die Suche findet über den gesamten Workspace, mit Notion AI auch über angebundene Quellen wie Slack und Google Drive. Für Teams, deren Problem die Doku ist, gibt es in dieser Preisklasse nichts Besseres, und wer Notion mit dem Wiki-Klassiker vergleichen will, findet in unserem Artikel zu Notion vs Confluence die Gegenüberstellung.
ClickUp Docs sind in den letzten Jahren deutlich besser geworden. Ein Doc kann als Wiki gekennzeichnet werden, verschachtelte Seiten, Tabellen, Einbettungen und Verknüpfungen zu Aufgaben sind vorhanden, und der Docs Hub sammelt alles an einem Ort. Der Vorteil liegt in der Nähe zur Arbeit: Aus einem Absatz im Doc wird per Klick eine Aufgabe, und die Aufgabe zeigt zurück auf den Absatz. Der Nachteil ist die Flexibilität: Datenbanken im Text, Relationen zwischen Dokumenten und die Vielfalt der Blöcke fehlen, und ein Doc bleibt ein Dokument, keine Datenbank. Wer bereits mit ClickUp arbeitet und ein Handbuch mit fünfzig Seiten braucht, ist mit ClickUp Docs ausreichend bedient. Wer ein Wiki mit hunderten Seiten, Kundenakten und Vorlagen pflegt, merkt den Unterschied jede Woche.
KI im Vergleich: ClickUp Brain gegen Notion AI
Beide Anbieter haben 2025 und 2026 den größten Teil ihrer Entwicklung in KI gesteckt, und beide gehen es unterschiedlich an. ClickUp Brain ist ein Zusatz für 9 US-Dollar je Nutzer und Monat und liegt über dem gesamten Workspace: Fragen zu Aufgaben, Docs und Personen, Zusammenfassungen von Threads, Statusberichte, Textentwürfe, Übersetzungen, dazu der Brain Agent, der Aufgaben anlegt und Felder ausfüllt. Everything AI für 28 US-Dollar erweitert das um den AI Notetaker für Meetings, Bildgenerierung, KI-Automationen und Antworten im Kontext der Arbeit. Wer nur gelegentlich einen Text glätten will, zahlt für Brain zu viel. Wer täglich Statusberichte für Kunden schreibt und Meetings dokumentiert, spart mit dem Notetaker und den Zusammenfassungen echte Arbeitszeit.
Notion AI ist seit 2025 im Business- und Enterprise-Plan enthalten, in der englischen Ankündigung heißt es sinngemäß, Notion AI is bundled into Business. Der Umfang: Schreiben und Umformulieren in jeder Seite, Zusammenfassungen, Fragen an den gesamten Workspace und angebundene Tools, Smart Notes für Meetings, Enterprise Search und Notion Agents, die mehrere Schritte über Seiten und Datenbanken hinweg ausführen. Personalisierte Agents laufen über Notion-Guthaben, 10 US-Dollar je 1.000 Credits im Monat. Der Vorteil gegenüber ClickUp liegt in der Nähe zum Text: Eine KI, die im Wiki lebt, kann aus zwanzig Meeting-Notizen ein Prozesshandbuch destillieren. Der Nachteil: Wer die KI nicht braucht, zahlt mit dem Sprung von Plus auf Business dennoch dafür. Welches Tool die besseren KI-Funktionen bietet, hängt deshalb weniger von der Technik ab als davon, ob Ihre Arbeit aus Aufgaben oder aus Text besteht.
Automationen, Reporting, Bedienung und Performance
Bei Automationen ist ClickUp weiter. Regeln aus Auslöser, Bedingung und Aktion gibt es in allen Plänen, mit über hundert Vorlagen, Webhooks, E-Mail-Aktionen und Verknüpfungen zu externen Tools. Die Grenze ist die Zahl der Ausführungen: 100 im Monat im Free-Plan, deutlich mehr ab Unlimited, bis 5.000 ab Business und 250.000 in Enterprise, laut Anbieter. Notion hat Datenbank-Automationen ab Plus: Wenn eine Eigenschaft sich ändert, dann Seite anlegen, Eigenschaft setzen, Slack-Nachricht schicken oder einen Webhook auslösen. Das reicht für einen Redaktionsplan, der beim Status "Freigegeben" den Autor benachrichtigt, nicht aber für Abläufe mit Verzweigungen über mehrere Listen. Wer mehr will, hängt Zapier oder Make dazwischen.
Beim Reporting liegen die beiden weit auseinander. ClickUp bietet Dashboards mit Widgets über Aufgaben nach Status, Verantwortlichem, Sprint, Zeit und Ziel, über beliebig viele Listen hinweg, ab Business mit erweiterten Widgets und der Workload-Ansicht. Ein Kunde sieht auf einem geteilten Dashboard, wie sein Projekt steht. Notion kann seit 2024 Diagramme auf Datenbanken zeichnen, unbegrenzt ab Plus, aber ein Projekt- oder Kapazitätsreporting über den Workspace hinweg gibt es nicht. Bei der Bedienung dreht sich das Bild wieder: Notion ist am ersten Tag angenehmer, weil eine leere Seite mit einer Vorlage niemanden überfordert. ClickUp wirkt am ersten Tag wie ein Cockpit, und unsere ehrliche Erfahrung nach Jahren im System ist, dass die Plattform erst dann gut ist, wenn jemand die ClickApps, Felder und Ansichten bewusst reduziert hat. Die Lernkurve ist flacher bei Notion, der Ausbau ist bei Notion dafür Handarbeit. Zur Performance: ClickUp galt lange als träge und hat mit der Version 3.0 die Oberfläche neu gebaut, spürbar schneller ist es geworden. Notion wird langsam, sobald Datenbanken tausende Einträge mit vielen Relationen und Rollups tragen. Beide Anbieter arbeiten daran, keiner ist so schnell wie eine reine Aufgabenliste.
Integrationen, DSGVO, Datenschutz und EU-Hosting
Beide Systeme hängen sich an Slack, Microsoft Teams, Google Workspace, Google Calendar, GitHub, Zoom und Zapier. ClickUp nennt über 1.000 Integrationen, viele davon über Zapier, die nativen decken E-Mail, Kalender, Cloud-Speicher und Entwicklungswerkzeuge ab. Notion bietet neben Slack, Teams, Drive und Jira eine offene API, über die Agenturen eigene Anbindungen bauen, dazu Notion Calendar und Notion Mail aus dem eigenen Haus. Verbinden lassen sich ClickUp und Notion untereinander über Zapier, Make oder Unito, in der Praxis reicht oft die Einbettung: Ein Notion-Link in der Aufgabenbeschreibung oder ein ClickUp-Board als Einbettung auf einer Notion-Seite.
Beide Anbieter sind US-Unternehmen, beide stellen einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Standardvertragsklauseln bereit und beide bieten laut eigenen Angaben EU-Datenhosting beziehungsweise EU-Datenresidenz nur im Enterprise-Plan an. Notion nennt in Enterprise zusätzlich, dass Daten nicht bei LLM-Anbietern gespeichert werden, was bei aktivierter KI eine relevante Zusage ist. Für eine Agentur oder ein Marketing-Team, das Aufgaben, Redaktionspläne und Prozesshandbücher verwaltet, ist das in beiden Fällen vertretbar, wenn der AV-Vertrag abgeschlossen und die Datenschutzerklärung angepasst ist. Wer Gesundheitsdaten, Personalakten oder Konzernvorgaben im Spiel hat, klärt Hosting und KI-Verarbeitung vor der Evaluation, nicht danach.
ClickUp vs Asana, monday.com und Trello: die Alternativen
Wer ClickUp mit Asana vergleicht, vergleicht zwei Werkzeuge aus derselben Kategorie Project Management mit ähnlichem Denkmodell. Asana ist aufgeräumter, hat eine klarere Struktur aus Teams, Projekten und Portfolios und verlangt weniger Konfiguration, kostet aber ab Starter 10,99 € und ab Advanced 24,99 € je Nutzer und Monat, während ClickUp Docs, Whiteboards, Zeiterfassung und Ziele schon in Unlimited für 7 US-Dollar bündelt. ClickUp ist die Wahl für Teams, die alles in einem Tool wollen und die Überfrachtung in Kauf nehmen, Asana für Teams, die eine vorgegebene Struktur schätzen und für Doku ohnehin ein anderes System nutzen. Wie sich Asana gegen Jira und monday.com schlägt, beschreiben wir in Jira vs Asana und monday.com vs Asana. Trello ist für beide keine echte Alternative, sondern die einfachere Stufe darunter: ein Kanban-Board ohne Wiki und ohne Gantt, dafür in Minuten erklärt, mehr dazu in Asana vs Trello.
Gibt es etwas Besseres als ClickUp oder Notion? Für Software-Teams Jira und Confluence, für reine Wissensdatenbanken Confluence oder ein leichtgewichtiges Wiki wie Nuclino, für Teams mit Kalenderfokus Motion oder Akiflow. Besser ist keines davon pauschal. Coda ist der engste Verwandte von Notion mit stärkeren Formeln und Buttons, monday.com der engste Verwandte von ClickUp mit bunterer Oberfläche und weniger Tiefe. Wer heute zwischen ClickUp und Notion schwankt, hat die richtige Vorauswahl getroffen, alle anderen Kandidaten liegen deutlich an einem der beiden Enden.
Umstieg, Nebeneinander und die Vor- und Nachteile im Überblick
Der Umstieg von Notion zu ClickUp ist der gut ausgebaute Weg: ClickUp hat einen eigenen Importer für Notion-Exporte, aus Datenbanken werden Listen, aus Seiten werden Docs, und der Hilfeartikel migrate from Notion to ClickUp führt Schritt für Schritt durch. Der Rückweg läuft über CSV und Markdown, Notion hat keinen ClickUp-Importer. Kann man zwischen beiden wechseln, ohne Wochen zu verlieren? Ja, wenn die Struktur vorher entschieden ist. Die Aufgaben sind in einem Tag drüben, die Gewohnheiten des Teams brauchen vier Wochen. Können ClickUp und Notion zusammen verwendet werden? Ja, und das ist die häufigste Konstellation, die wir in Agenturen sehen: Aufgaben, Fristen und Stunden in ClickUp, Wiki, Kundenakten und Meeting-Notizen in Notion, verbunden über Links in beide Richtungen. Wer dabei das Wiki in ClickUp nachbaut oder die Projektsteuerung in Notion, erzeugt zwei Wahrheiten und pflegt doppelt.
| Kategorie | Gewinner |
|---|---|
| Preis pro Nutzer ohne KI | ClickUp |
| Preis pro Nutzer mit KI | Unentschieden |
| Kostenloser Plan für Teams | ClickUp |
| Einstieg und Lernkurve | Notion |
| Aufgaben- und Projektsteuerung | ClickUp |
| Wissen und Dokumentation | Notion |
| KI-Funktionen | Unentschieden |
| Automatisierung | ClickUp |
| Reporting | ClickUp |
| Flexibilität und Datenbanken | Notion |
| Integrationen | Unentschieden |
| Datenschutz und EU-Hosting | Unentschieden |
Endstand: ClickUp 5, Notion 3, vier Kategorien unentschieden. ClickUp ist die bessere Wahl für Teams, die Projekte mit Fristen, Verantwortlichkeiten, Stunden und Reporting steuern. Notion ist die bessere Wahl für Teams, deren Kern Wissensmanagement, Dokumentation und leichte Aufgabenverwaltung ist. Die Zählung sagt nicht, dass ClickUp für alle gewinnt: Ein Beratungsteam mit fünf Leuten und wenigen harten Fristen ist mit Notion Plus für 9,50 € besser bedient als mit einem Cockpit, das es nie ausreizt. Ein Agenturteam, das zehn Kundenprojekte parallel steuert, kommt an ClickUp oder einem vergleichbaren Projektmanagement-Tool nicht vorbei, und legt sein Wissen daneben, in Notion, Confluence oder ClickUp Docs. Wer in zwei Jahren noch mit demselben System arbeiten will, entscheidet nach der Frage, ob die Arbeit aus Aufgaben oder aus Text besteht, nicht nach der Funktionsliste.
Häufige Fragen zu ClickUp und Notion
Ist ClickUp besser als Notion?
Für Projektmanagement (englisch: for project management) ja: ClickUp bringt Gantt, Abhängigkeiten, Zeiterfassung, Workload und Dashboards ab Werk, Notion muss das aus Datenbanken nachbauen und hat weder Zeiterfassung noch Kapazitätsplanung. Für Wissen und Dokumentation ist Notion besser, weil Seiten, Vorlagen und Datenbanken flexibler sind als ClickUp Docs. Die Frage ist deshalb nicht, welches Tool besser ist, sondern ob Ihre Arbeit aus Aufgaben mit Fristen oder aus Text und Wissen besteht.
Ist Notion 2026 noch relevant?
Ja. Notion hat Notion AI in den Business-Plan gebündelt, mit Notion Agents, Smart Notes und Enterprise Search nachgelegt und mit Notion Calendar und Notion Mail die Familie erweitert. Als Wiki und Wissensdatenbank für kleine Teams gibt es in der Preisklasse ab 9,50 € je Nutzer nichts Flexibleres. Relevanz verliert Notion nur dort, wo Teams harte Projektsteuerung mit Zeiterfassung und Reporting erwarten, und dafür war es nie gebaut.
Warum ist ClickUp so beliebt?
Weil ClickUp für 7 US-Dollar je Nutzer im Unlimited-Plan Funktionen bündelt, für die andere Anbieter mehrere Tools oder teurere Stufen verlangen: alle Ansichten, Zeiterfassung, Docs, Whiteboards, Formulare, Ziele und Automationen. Dazu kommt ein Free-Plan ohne Nutzerlimit. Der Preis dafür ist die Überfrachtung, die viele Teams erst nach Monaten in den Griff bekommen. Beliebt ist ClickUp vor allem bei Agenturen und kleinen Unternehmen, die alles in einem Tool wollen.
Gibt es etwas Besseres als ClickUp?
Das hängt davon ab, was Sie an ClickUp stört. Ist es die Überfrachtung, ist Asana die aufgeräumtere Alternative mit vorgegebener Struktur, monday.com die buntere mit weniger Tiefe. Ist es die Doku, ist Notion für Wissen und Dokumentation die bessere Wahl. Für Software-Teams sind Jira und Confluence die strukturiertere Kombination, für Teams mit Kalenderfokus Motion. Pauschal besser ist keines davon, ClickUp deckt die größte Breite ab.
Kann Notion ClickUp als Projektmanagement-Tool ersetzen?
Für leichte Projektsteuerung ja: eine Aufgaben-Datenbank mit Status, Verantwortlichem, Frist und Zeitleiste ist in Notion schnell gebaut, Abhängigkeiten in der Zeitleiste gibt es seit 2022. Für Projekte mit Zeiterfassung, Auslastung, Meilensteinen, Gantt mit kritischem Pfad und Reporting über mehrere Projekte kann Notion ClickUp nicht ersetzen, weil diese Funktionen fehlen und sich mit Formeln nur unvollständig nachbauen lassen.
Können ClickUp und Notion zusammen verwendet werden?
Ja, und das ist die häufigste Konstellation in Agenturen: Aufgaben, Fristen und Stunden in ClickUp, Wiki, Kundenakten und Meeting-Notizen in Notion. Verbunden werden beide über Links in der Aufgabenbeschreibung, über Einbettungen oder über Zapier, Make und Unito, wenn Daten synchron laufen sollen. Wichtig ist eine klare Regel, was wohin gehört, sonst entstehen zwei Wahrheiten und doppelte Pflege.
Hat Notion ein Gantt-Diagramm?
Notion hat eine Zeitleisten-Ansicht für Datenbanken, die Einträge mit Start- und Enddatum auf einer Zeitachse zeigt und Abhängigkeiten zwischen Einträgen darstellen kann. Ein vollwertiges Gantt-Diagramm mit kritischem Pfad, Meilensteinen und automatischer Verschiebung abhängiger Aufgaben ist das nicht. ClickUp liefert die Gantt-Ansicht mit Abhängigkeiten und kritischem Pfad ab dem Unlimited-Plan.
ClickUp vs Asana: Was ist der Unterschied?
Beide sind Projektmanagement-Tools mit Listen, Boards, Zeitleisten, Abhängigkeiten und Regeln. Asana gibt eine klare Struktur aus Teams, Projekten und Portfolios vor, ist aufgeräumter und kostet ab 10,99 € je Nutzer im Starter-Plan. ClickUp bündelt zusätzlich Docs, Whiteboards, Zeiterfassung und Ziele ab 7 US-Dollar im Unlimited-Plan, verlangt dafür aber mehr Konfiguration. Asana für Teams, die Struktur vorgegeben haben wollen, ClickUp für Teams, die alles in einem Tool wollen (Stand September 2026, laut Anbieter).
Die Aufgaben sind sortiert, das Wiki steht, aber die Anfragen fehlen?
Ein Projektmanagement-Tool verwaltet Arbeit, es erzeugt keine Kunden. Wir bauen als Agentur die Sichtbarkeit, die Ihre Listen füllt, und richten die Prozesse dahinter in ClickUp oder Notion ein.
