Google Workspace vs Microsoft 365 2026: Welche Office-Suite passt zu Ihrem Unternehmen?

Wie wir bewerten: Google Workspace oder Microsoft 365?

Wir bewerten beide Suiten aus der Perspektive eines Unternehmens mit 5 bis 300 Mitarbeitenden, das entweder neu startet oder von einem alten Exchange-Server, einem Hoster-Postfach oder einer gewachsenen Mischung aus beidem wegwill. Kriterien sind Preis pro Nutzer, Speicher, E-Mail und Kalender, die Tiefe der Office-Programme, Zusammenarbeit in Echtzeit, Meetings und Chat, KI, Sicherheit und Compliance, DSGVO mit EU-Datenspeicherung, Verwaltungsaufwand, Migration und das Zusammenspiel mit Slack, Zoom und CRM. Die Google-Preise haben wir am 20. September 2026 auf der deutschen Preisseite geprüft. Die Microsoft-Preise sind Listenpreise laut Anbieter, die wir als Spanne in Euro angeben, weil sie je nach Kaufweg abweichen. Die Scores spiegeln unsere Erfahrung aus Kundenprojekten wider, in denen wir beide Plattformen eingerichtet, migriert und mit CRM, Website und Ticketsystem verbunden haben. Was wir nicht liefern: erfundene Messreihen.

Google Workspace und Microsoft 365 im direkten Vergleich

Testsieger

01 · Gmail, Drive, Docs, Sheets, Meet und Gemini komplett im Browser

Google Workspace

Business Starter ab 6,80 € / Nutzer und Monat · Standard 13,60 €

8.6

Score

Google Workspace ist die Office-Suite, die nie eine Installation gebraucht hat. Gmail mit eigener Domain, Google Kalender, Google Drive als Ablage, Google Docs, Google Sheets und Slides für Dokumente, Tabellen und Präsentationen, Google Meet für Videokonferenzen, Google Chat für den Team-Chat und seit 2025 der KI-Assistent Gemini in allen Business-Plänen ohne Aufpreis. Alles läuft im Webbrowser und in den Mobile Apps, mehrere Personen bearbeiten dieselbe Datei gleichzeitig und sehen den Cursor der anderen. Zusammenarbeit in Echtzeit ist bei Google kein Feature, sondern die Grundannahme. Was die Suite nicht ist: ein Ersatz für Excel mit Makros und Power Query, und kein Werkzeug, um Windows-Rechner zu verwalten. Wer Word-Dokumente mit komplexen Formatvorlagen an Kanzleien schickt, wird an Docs gelegentlich verzweifeln.

Stärken

• Gmail, Kalender, Drive und Meet gelten als die einfachsten Werkzeuge ihrer Klasse
• Echtzeit-Zusammenarbeit in Docs, Sheets und Slides ohne Versionschaos
• Gemini in Gmail, Docs, Sheets und Meet in allen Plänen enthalten
• Kaum Verwaltungsaufwand, keine Installation, keine Updates auf Geräten

Schwächen

• Sheets erreicht nicht die Tiefe von Excel, keine VBA-Makros
• Keine Desktop-Apps, Offline-Arbeit nur über Chrome-Erweiterung
• Starter mit nur 30 GB Speicher je Nutzer und ohne Meet-Aufzeichnung
• Wenig Anschluss an DATEV, Branchensoftware und Windows-Verwaltung

ModellPro Nutzer

AppsBrowser und Mobile

Best fürStartups, Agenturen, Remote-Teams

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02 · Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams und Copilot mit Desktop-Apps

Microsoft 365

Business Basic ab rund 6 € / Nutzer und Monat · Standard rund 12 bis 13 €

8.4

Score

Microsoft 365 ist der Nachfolger von Office 365 und damit die Cloud-Version dessen, womit die meisten Menschen in deutschen Büros seit dreißig Jahren arbeiten. Microsoft Outlook mit einem Exchange-Postfach von 50 GB, Word, Excel und PowerPoint als vollwertige Desktop-Apps ab Standard, Microsoft Teams für Chat, Meetings und auf Wunsch Telefonie, OneDrive mit 1 TB je Nutzer, SharePoint für Team-Ablagen und Intranet, dazu ab Premium die Geräteverwaltung mit Intune, Defender und Entra ID. Microsoft betreibt für europäische Kunden die EU Data Boundary, also Speicherung und Verarbeitung von Kundendaten innerhalb der EU. Die Kehrseite ist der Umfang: die Suite ist ein Betriebssystem für das Büro und braucht jemanden, der es einrichtet, Richtlinien setzt und die Lizenzen im Blick behält. Microsoft Copilot ist ein Add-on, das den Preis je Nutzer mehr als verdoppelt.

Stärken

• Excel, Word und PowerPoint als Desktop-Apps mit voller Funktionstiefe
• Teams mit Meetings, Webinaren und Telefonie in einer Lizenz
• Intune, Defender und Entra ID für Geräte, Identitäten und Compliance
• EU Data Boundary und Purview ohne Aufpreis in allen Plänen

Schwächen

• Mehr Verwaltungsaufwand, ein Admin-Center für fast jeden Dienst
• Copilot nur als Add-on für rund 28 € je Nutzer und Monat
• Echtzeit-Zusammenarbeit funktioniert, ist aber weniger selbstverständlich als bei Google
• Teams, SharePoint und OneDrive überschneiden sich, Dateien liegen an drei Orten

ModellPro Nutzer, bis 300 Nutzer

AppsDesktop, Browser, Mobile

Best fürExcel-Teams, Windows-Firmen, Kanzleien

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Vergleichstabelle: Google Workspace vs Microsoft 365 für KMU

Alle Preise sind Listenpreise je Nutzer und Monat netto, Stand September 2026, laut Anbieter. Google nennt auf der deutschen Preisseite 6,80 €, 13,60 € und 21,10 € bei monatlicher Abrechnung und gewährt im Jahresabo rund 16 Prozent Nachlass; bis Anfang Januar 2027 läuft zusätzlich eine Neukunden-Aktion mit 20 bis 50 Prozent Rabatt im ersten Jahr. Microsoft rechnet seine Pläne im Jahresabo ab, die Euro-Beträge weichen je nach Kaufweg leicht ab, und für Europa gibt es alle Pläne zusätzlich in einer Variante ohne Teams zu einem geringeren Preis.

Empfehlung nach Use-Case

Microsoft 365 vs Google Workspace im Detail: der Ratgeber

Was ist der Hauptunterschied zwischen Google Workspace und Microsoft 365?

Der Unterschied liegt in der Herkunft. Google Workspace ist 2006 als Google Apps aus Gmail heraus entstanden, später G Suite genannt, und war von Anfang an ein Angebot für den Webbrowser. Es gab nie eine Installation, nie eine lokale Datei als Wahrheit, sondern immer ein Dokument in der Cloud, an dem mehrere Personen gleichzeitig arbeiten. Microsoft 365 ist aus Microsoft Office und dem Microsoft Exchange Server gewachsen, also aus Programmen, die auf dem Rechner laufen und Dateien auf Festplatten speichern. Microsoft hat diese Welt in die Cloud gehoben, aber die Desktop-Apps, das Dateisystem in OneDrive und SharePoint und die Verwaltung über Entra ID tragen die Herkunft noch in sich.

Welches ist besser, Microsoft Office oder Google Workspace? Für die Programme selbst gewinnt Microsoft, für die Art zu arbeiten gewinnt Google. Deshalb gehört die Frage nicht in die IT, sondern an den Tisch, an dem entschieden wird, ob das Unternehmen im Browser oder auf dem Desktop arbeiten will.

Preise (Pricing) im Detail: Was kosten Google Workspace und Microsoft 365 2026?

Beide Anbieter rechnen je Nutzer und Monat, beide begrenzen ihre KMU-Pläne auf 300 Nutzer, und beide haben drei Stufen (Stand September 2026, laut Anbieter, netto). Google nennt sie Business Starter, Business Standard und Business Plus, Microsoft nennt sie Business Basic, Business Standard und Business Premium; im Folgenden kürzen wir ab. Google verkauft flexibel mit monatlicher Kündigung zum Listenpreis oder im Jahresabo mit rund 16 Prozent Nachlass. Microsoft verkauft im Jahresabo, monatliche Kündigung kostet einen Aufschlag.

Ist Google Workspace oder Microsoft 365 günstiger? Auf dem Papier liegen die Listenpreise so nah beieinander, dass der Preis selten den Ausschlag gibt. Für ein Unternehmen mit 25 Leuten kostet der Standard-Plan bei Google im Jahresabo rund 290 € im Monat, bei Microsoft rund 300 bis 325 €. Der Unterschied entsteht an anderer Stelle. Bei Google ist Gemini enthalten, bei Microsoft kostet Copilot rund 28 € je Nutzer zusätzlich, was den Preis für ein Team, das die KI ernsthaft nutzen will, mehr als verdoppelt. Bei Google kostet Speicher im Starter-Plan schnell ein Upgrade, weil 30 GB für Gmail und Drive zusammen bei Vielschreibern nach zwei Jahren voll sind. Bei Microsoft kommen Teams Phone, Teams Premium und eventuell Visio oder Project als Add-ons hinzu. Wer ehrlich rechnet, vergleicht nicht Starter gegen Basic, sondern die Konfiguration, die das Unternehmen in drei Jahren tatsächlich nutzt.

E-Mail und Kalender: Gmail gegen Outlook und Exchange

E-Mail ist der Grund, warum die meisten Unternehmen überhaupt eine der beiden Suiten kaufen. Gmail ist schnell, die Suche findet alles, die Spam-Erkennung gilt als die beste am Markt, und Labels statt Ordner sind nach einer Woche kein Thema mehr. Google Kalender teilt Termine über Unternehmensgrenzen hinweg ohne Umstände und verbindet sich mit Meet per Klick. Was fehlt, sind die Dinge, die Assistenzen und Sekretariate in Outlook schätzen: Regeln mit vielen Bedingungen, freigegebene Postfächer mit feinen Rechten, Stellvertretungen, Kategorien und die Anbindung von Dokumentenmanagement-Systemen, die seit zwanzig Jahren auf Exchange aufsetzen.

Outlook mit Exchange Online ist das Postfach, das der deutsche Mittelstand kennt: 50 GB je Nutzer, Archivpostfach, freigegebene Postfächer, Raumbuchung, Verteilerlisten, Aufbewahrungsrichtlinien und ein Kalender, der mit Teams, Bookings und Planner verwoben ist. Wer viel mit Behörden, Kanzleien und Konzernen korrespondiert, ist mit Exchange auf der sicheren Seite, weil die Gegenseite dieselbe Welt nutzt. Wer als Agentur mit Startups, Freelancern und Kunden aus dem Google-Universum arbeitet, ist mit Gmail schneller. Unternehmen, die ihre Recruiting-Strategien auf kurze Reaktionszeiten und Terminbuchung per Link ausrichten, kommen mit beiden ans Ziel, mit Google Kalender aber mit weniger Einrichtung.

Docs, Sheets und Slides gegen Word, Excel und PowerPoint: Wer braucht die Desktop-Apps?

Hier entscheidet sich der Vergleich in vielen Unternehmen. Google Docs, Google Sheets und Slides sind für den Alltag vollständig: Briefe, Angebote, Protokolle, Kalkulationen, Präsentationen, alles mit Versionsverlauf, Kommentaren und gleichzeitiger Bearbeitung. Die Grenze liegt bei der Tiefe. Microsoft Excel bietet VBA-Makros, Power Query, Power Pivot, Datenmodelle und eine Formelbibliothek, die im Controlling, in der Produktionsplanung und in der Finanzabteilung täglich gebraucht wird. Sheets bietet Apps Script, Connected Sheets für BigQuery und Gemini in der Tabelle, kommt aber bei sehr großen Tabellen und bei Makros aus der Windows-Welt an seine Grenzen. Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und alle, die mit DATEV arbeiten, brauchen die Desktop-Version von Excel und Word, weil die Schnittstellen darauf aufsetzen.

Bei Word gegen Docs ist der Abstand kleiner, aber er ist da: Serienbriefe, komplexe Formatvorlagen, Fußnoten mit Verweisen und Änderungsverfolgung im juristischen Standard sind Word-Gebiet. Bei PowerPoint gegen Slides gilt dasselbe Muster: Wer Zusammenarbeit will, nimmt Slides, wer Animationen und Vorstandspräsentationen baut, nimmt PowerPoint. Können Sie Google Workspace oder Microsoft 365 offline nutzen? Microsoft ja, ohne Einschränkung, weil die Desktop-Apps lokal laufen und OneDrive synchronisiert. Google nur eingeschränkt: Docs, Sheets und Slides arbeiten offline über Chrome, Gmail offline über eine Einstellung, und beides muss vorher eingerichtet sein.

Zusammenarbeit und Meetings: Google Meet und Chat gegen Microsoft Teams

Welche Funktionen bieten Google Workspace und Microsoft 365 für die Zusammenarbeit? Beide haben Videokonferenzen, Chat, gemeinsame Ablagen und gleichzeitige Bearbeitung. Google Meet läuft im Browser ohne Installation, mit 100 Teilnehmern in Starter, 150 mit Aufzeichnung in Standard und 500 in Plus, dazu Untertitel, Übersetzung und Notizen durch Gemini. Google Chat organisiert Gespräche in Gruppenbereichen mit Threads und ist eng mit Drive und Kalender verzahnt, erreicht aber weder die Integrationstiefe von Slack noch den Funktionsumfang von Teams. Viele Google-Unternehmen nutzen deshalb Slack als Team-Chat und Zoom oder Meet für Meetings.

Microsoft Teams ist mehr als ein Chat: Meetings mit bis zu 300 Teilnehmern, Webinare mit Registrierung ab Standard, Aufzeichnung mit Transkript, Breakout-Räume und mit Teams Phone eine vollwertige Telefonanlage mit Rufnummern, Warteschleifen und Auto-Attendant. Für Unternehmen, die ihre Telefonie in die Cloud verlagern wollen, ist das ein Argument, das Google nicht bieten kann. Dazu kommen SharePoint für Team-Ablagen und ein Intranet, Loop für gemeinsame Arbeitsbereiche, Planner für Aufgaben und OneNote für Notizen. Der Preis dafür ist Komplexität: Dateien liegen in OneDrive, SharePoint und Teams-Kanälen, und wer nicht aufpasst, hat dieselbe Präsentation an drei Orten. Wo das Wissen aus Chats und Meetings am Ende dauerhaft liegen soll, klären wir in Notion vs Confluence.

KI: Gemini gegen Microsoft Copilot

Wie vergleichen sich Gemini und Copilot? Seit Januar 2025 ist Google Gemini in allen Google-Plänen enthalten, in Starter nur in Gmail, ab Standard in Gmail, Docs, Sheets, Slides, Meet und als eigene Gemini-App samt NotebookLM. Gemini schreibt E-Mail-Entwürfe, fasst lange Threads zusammen, erstellt Tabellen aus Beschreibungen, macht Meeting-Notizen und durchsucht Drive nach Antworten. Google hat die Preise dafür 2025 angehoben, die KI ist also eingepreist, nicht gratis.

Microsoft geht den anderen Weg. Copilot Chat, also die Chat-Oberfläche mit Web-Zugang, ist in den Plänen enthalten. Microsoft 365 Copilot, der in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams auf Ihre eigenen Daten zugreift, ist ein Add-on für rund 28 € je Nutzer und Monat (Listenpreis, laut Anbieter); Microsoft bringt für kleine Unternehmen regelmäßig günstigere Bundles, die Preise ändern sich aber häufig. In der Sache ist Copilot in Excel und Teams stark, weil er Formeln, Pivot-Tabellen und Meeting-Zusammenfassungen dort liefert, wo Microsoft-Nutzer ohnehin arbeiten. Für ein Unternehmen mit 25 Leuten, das die KI für alle will, macht der Unterschied rund 700 € im Monat aus. Wer sie nur für fünf Personen braucht, kauft bei Microsoft fünf Add-ons und ist wieder gleichauf.

Sicherheit, DSGVO und EU-Datenspeicherung

Wie unterscheiden sich beide Suiten bei Sicherheit und Datenschutz? Beide Anbieter sind US-Unternehmen, beide fallen unter das EU-US Data Privacy Framework, beide bieten Auftragsverarbeitungsverträge nach DSGVO, Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Zertifizierungen wie ISO 27001. Der Unterschied liegt in der Steuerbarkeit. Microsoft hat mit der EU Data Boundary die Speicherung und Verarbeitung von Kundendaten für europäische Kunden innerhalb der EU umgesetzt, ohne Aufpreis in allen Plänen, und liefert mit Purview Aufbewahrungsrichtlinien, eDiscovery und Datenklassifizierung. Premium ergänzt das um Intune, Defender und bedingten Zugriff über Entra ID. Für Datenschutzbeauftragte, Betriebsräte und regulierte Branchen ist das ein Paket, das sich gut dokumentieren lässt.

Google bietet Datenregionen, mit denen Sie die Speicherung Ihrer Daten in der EU festlegen, in den KMU-Plänen als Grundfunktion und in Enterprise mit voller Steuerung, dazu Vault ab Plus für Archivierung und eDiscovery. Die Sicherheitsarchitektur von Google gilt als vorbildlich, gerade weil alles im Browser läuft und nichts auf ungepatchten Rechnern liegt. Ist Microsoft 365 sicherer als Google Workspace? Nicht in der Technik, aber in der Verwaltung: Microsoft gibt der IT mehr Regler, Google nimmt der IT mehr Arbeit ab. Beide Suiten schützen Sie nicht vor eigenem Löschen, Ransomware auf synchronisierten Ordnern oder einem gekündigten Admin-Konto. Ein Backup außerhalb der Suite bleibt in beiden Fällen Ihre Aufgabe.

Verwaltung: Admin-Konsole gegen Entra ID und Intune

Der Verwaltungsaufwand ist das Kriterium, das in Vergleichen am häufigsten unterschätzt wird. Die Google-Admin-Konsole ist eine Oberfläche für alles: Nutzer, Gruppen, Freigaben, Geräte, Sicherheit, Berichte. Eine Person ohne IT-Ausbildung kommt damit zurecht, und in Unternehmen bis 50 Leuten übernimmt das häufig die Geschäftsführung oder das Sekretariat selbst. Microsoft verteilt die Verwaltung auf das Admin-Center, Exchange, Teams, SharePoint, Entra ID, Intune und Purview. Das ist mächtiger, weil sich Windows-Rechner, Richtlinien, Apps und Identitäten zentral steuern lassen, und es ist der Grund, warum viele KMU einen IT-Dienstleister für Microsoft brauchen und für Google nicht. Für Unternehmen, in denen jeder mit dem eigenen MacBook arbeitet und Software im Browser läuft, ist die Google-Konsole ausreichend und Intune ein Werkzeug, das niemand bedient. Wie Sie Regeln für Geräte, Freigaben und Kommunikation festhalten, gehört in ein Playbook, das jeder neue Mitarbeitende am ersten Tag bekommt.

Migration und Zusammenspiel mit Slack, Zoom und CRM

Können Microsoft 365 und Google Workspace zusammenarbeiten? Ja, mit Grenzen. Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien lassen sich in Drive speichern, in Docs, Sheets und Slides öffnen und im Ursprungsformat wieder speichern, mit kleinen Verlusten bei Makros, Formatvorlagen und Animationen. Outlook lässt sich mit Gmail verbinden, Kalender lassen sich gegenseitig teilen, und Teams und Meet akzeptieren Gäste aus der jeweils anderen Welt. Ihre Microsoft-Office-Dateien bleiben nach einem Wechsel zu Google in Drive liegen und lassen sich im Original weiterbearbeiten oder werden beim Öffnen konvertiert. Wer dauerhaft beides betreibt, bezahlt zwei Lizenzen und muss festlegen, welches System die Wahrheit ist.

Die Migration selbst ist bei beiden Anbietern geübt. Google bietet einen Datenmigrationsdienst für E-Mails, Kalender und Kontakte aus Exchange sowie Google Workspace Migrate für große Datenmengen. Microsoft bietet im Exchange-Admin-Center und im SharePoint-Migrationsmanager Assistenten, die Gmail, Kalender und Drive zu Microsoft holen. In Kundenprojekten dauert der Umzug eines Unternehmens mit 30 Leuten inklusive DNS-Umstellung, Postfächern und Dateien meist wenige Tage, die Nacharbeit an Freigaben und Gewohnheiten dagegen Wochen. Beim Zusammenspiel mit Drittsoftware liegt Google bei Slack, Zoom, HubSpot, Notion und Zapier vorn, weil diese Tools aus derselben Welt kommen. Microsoft liegt bei Dynamics 365, DATEV, SAP, Branchenlösungen und bei der Workflow-Automatisierung mit Power Automate vorn. Wer ein CRM wie HubSpot oder Pipedrive nutzt, findet bei beiden brauchbare Anbindungen für E-Mail und Kalender.

Vor- und Nachteile von Google Workspace und Microsoft 365 im Überblick

Endstand: Microsoft 365 sieben, Google Workspace fünf, ein Unentschieden. Die Tabelle zeigt, warum der Vergleich in Deutschland so oft zugunsten von Microsoft ausgeht, und trotzdem lautet unser Urteil anders. Google Workspace ist die bessere Office-Suite für Unternehmen, die neu starten, im Browser arbeiten und Zusammenarbeit in Echtzeit zur Normalität machen wollen. Sie zahlen weniger Verwaltung, bekommen die KI ohne Aufpreis und arbeiten mit einem Werkzeug, das sich niemand erklären lassen muss. Microsoft gewinnt die Kategorien, die auf Tiefe und Kontrolle zielen: Excel, Desktop-Apps, Telefonie, Geräteverwaltung, Compliance. Wer eine davon wirklich braucht, und das sind Steuerkanzleien, Finanzabteilungen, Produktionsbetriebe und Unternehmen mit Windows-Flotte und Branchensoftware, nimmt Microsoft und stellt die Frage nicht noch einmal. Welche Plattform für Ihr Business die bessere ist, entscheidet also nicht die Funktionsliste, sondern die Frage, ob Ihr Unternehmen im Browser oder auf dem Desktop arbeitet.

Häufige Fragen zu Google Workspace und Microsoft 365

Joshua Stark

Geschäftsführer STARK

Joshua leitet bei STARK die SEO- und Performance-Praxis. Über 150 Projekte für Mittelstand, SaaS und E-Commerce seit 2016, darunter Migrationen zwischen Google Workspace und Microsoft 365 und die Anbindung beider Suiten an CRM, Website-Formulare und Ticketsysteme.

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